Kies je voor Email of vergadering? - Peter-Willekens

Kies je voor Email of vergadering?

Vandaag de dag zijn er enorm veel communicatiekanalen. Met zowat elke vorm van social media dat erbij komt, heb je ook weer een kanaal bij. Zo kennen we Messenger, WhatsApp, Twitter, Instagram, … de lijst gaat nog wel even door.

In de zakelijke wereld zijn voorlopig de klassiekers nog steeds de meest gebruikte communicatiekanalen. Dat zijn email, telefoon en vergaderingen. Jammer genoeg zijn twee hiervan een bron van frustratie voor veel mensen. We krijgen allemaal te veel mail en vergaderingen, wel, die zijn gewoon niet efficiënt genoeg.

Er zijn situaties waarin een email beter is, soms is een vergadering beter. Wanneer kies je dan precies voor email of vergadering?

Email of vergadering

Er is een wezenlijk verschil tussen email en vergaderingen dat verder gaat dan het feit dat je bij email aan je bureau kan blijven zitten en dat je bij een vergadering samenkomt met anderen.

Email is ook een snellere vorm van communicatie, maar mist de interactie.

Vergaderingen zijn dan weer trager, maar hebben de interactie met de andere deelnemers.

Hoewel het niet per definitie zo is dat een vergadering trager is. Wanneer email gebruikt wordt om een lange discussie op te zetten kan dit heel veel tijd vergen. Een stand-up vergadering, of een wandelvergadering kan dan weer zeer snel achter de rug zijn.

Kiezen voor Email?

In welke omstandigheden kies je beter voor mail dan voor een vergadering?

  1. Beperkt aantal personen - Als je communicatie naar maximaal 1 tot 2 personen gaat waarvan je actie verwacht (TO). Er kunnen meer mensen ter informatie (CC) worden opgenomen.
  2. Kort – Een korte boodschap, een mededeling of een status kan via email worden verzonden. Hier gaat het over korte communicaties waarop je geen reactie verwacht.
  3. Vragen – Heb je 1 of 2 vragen, dan is email het geschikte communicatiekanaal, op voorwaarde dat je een duidelijk antwoord verwacht. Heb je meer dan 1 vraag, nummer dan je vragen. Dit verhoogt de kans aanzienlijk dat je op alle vragen antwoord krijgt. Als het onderwerp eerst aan een discussie moet worden onderworpen, dan is email niet de beste keuze.
  4. Tijdsverschillen – Heb je een team, of collega’s die niet in dezelfde tijdzone zitten, of die niet hetzelfde werkschema hebben, dan kan email een goede oplossing zijn. Door de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken is het niet meer evident dat iedereen op hetzelfde moment aanwezig is op kantoor. Dit kan voor beperkte communicaties opgevangen worden met email. Voor uitgebreide gesprekken is een (online) vergadering dan weer beter.

Kiezen voor een vergadering?

Vergaderingen hebben geen al te beste reputatie. Soms zijn ze toch de meest efficiënte manier van communiceren.

  1. Uitgebreide communicaties - Uit bovenstaande blijkt al dat een vergadering beter is als het gaat om uitgebreide communicaties. Dat kan gaan over veel onderwerpen die moeten worden besproken, of over een groot aantal mensen met wie de communicatie moet worden gedeeld.
  2. Onduidelijke onderwerpen – Is het onderwerp nog niet helemaal duidelijk en moet er nog discussie gevoerd worden? Dan is een vergadering absoluut de beste keuze. Dit soort communicaties per mail voeren zorgt alleen maar voor ene zondvloed aan mails. Die toevloed kan zo groot worden dat de ontvanger(s) op een bepaald moment de draad kwijtraken. Dit kan je voorkomen met een (efficiënte) vergadering.
  3. Gevoelige onderwerpen – Email is niet geschikt voor gevoelige onderwerpen. Bij dit soort communicaties is het te belangrijk de reactie van de ontvanger(s) te zien. Die reactie is, net als in alle communicatie, voor het overgrote deel niet verbaal. Met email zou je die dan ook volledig mislopen. In een vergadering kan je de gemoedstoestand peilen en hierop inspelen. Je kan ook meer nuance in je eigen communicatie stoppen.

Wat met documenten?

Deze vraag krijg ik zeer vaak in mijn opleiding of in coaching sessies. Wat met documenten? Samen aan documenten werken doe je dat via email of vergadering?

Vergadering

Een document opstellen, of zelf herzien, in een vergadering is geen pretje. Het kost enorm veel tijd, vooral als er veel deelnemers zijn, en kan leiden tot discussies.

Email

Wie heeft dit nog niet meegemaakt? Je krijgt een mail waar een document aanhangt met de vraag dit te reviewen. Je bent niet de enige persoon die dit bericht heeft gekregen. Elk van de geadresseerden stuurt op een gegeven moment een antwoord met daarin het aangepaste document.

In het beste geval heeft iedereen een ander stuk aangepast. Het is dan aan de verzender van het eerste bericht om al die documenten weer samen te brengen tot een geheel. Dit is helemaal een uitdaging als verschillende mensen dezelfde stukken in het document hebben aangepast.

Collaboratief editeren

Dat klinkt bijzonder ingewikkeld, maar geen zorgen. De kans is groot dat je dit al kent.

De beste manier om samen een document op te stellen is door het document op een gedeelde folder te zetten, waar iedereen in hetzelfde document kan werken. Zo ontstaan er niet meerdere versies van het document, het blijft bij de versie die er staat. Tegenwoordig zijn deze systemen intelligent genoeg om ervoor te zorgen dat twee mensen tegelijk aanpassingen doorvoeren en deze opslaan, zonder dat er iets verloren gaat.

De folder waar dit document staat kan een netwerkfolder zijn waar iedereen toegang op heeft, of je kan het document online opslaan. Hier zijn vandaag heel veel mogelijkheden. De beslissing om online te gaan is afhankelijk van de veiligheid van de service en de confidentialiteit van het document.

Voor elke communicatie het juiste kanaal

Bekijk voordat je communiceert telkens wat het beste communicatiekanaal is. Er is geen vaste regel wanneer je kiest voor een vergadering, voor email of voor de telefoon.

De complexiteit van een onderwerp kan een leidraad zijn. Hoe complexer hoe groter de kans dat een vergadering beter is. Is de communicatie eerder eenvoudig, stuur dan een korte en efficiënte mail.

Typische onderwerpen voor een vergadering zijn debatten, discussies en beslissingen.
Bij email gaat het typisch over eenvoudige aankondigingen of het delen van een status  .

Heb jij nog een voorbeeld van wat je beter bespreekt in email of vergadering? Deel het in de opmerkingen hieronder!  

Peter Willekens

Bedenker van de Productivity Boost Day en De Time Management Reis. Trainer en coach voor de KMO manager die meer uit zijn bedrijf en leven wil halen. Wil jij ook productiever werken met meer focus en tijd? Meer werken AAN in plaats van IN je bedrijf? Dan ben je aan het juiste adres.

>