Documenten organiseren en archiveren (1/2)

2  comments

Er kwam een lezersvraag binnen over het organiseren van je documenten. Er komen inderdaad zeer veel documenten binnen. Per post, bijvoorbeeld, rekeningen, reclame, tijdschriften, … Ook als je op uitstap gaat krijg je informatie mee. En facturen, hoe lang ben je verplicht deze bij te houden?

Het antwoord op deze vraag ga ik geven in twee aparte berichten. In dit artikel ga ik in op het organiseren van de inkomende papierstroom. Hoe verwerk je die? Hoe lang moet je documenten bewaren?

In een tweede deel bespreek ik hoe je er voor kan zorgen dat je niets vergeet. Hoe je er voor zorgt dat je steeds de juiste papieren bij de hand hebt

Laten we beginnen bij het begin, daar waar de papieren bij je binnen komen ... 

Organiseren: start met een Inbox

Het organiseren van je documenten start je met een Inbox. Ja een beetje zoals je email-programma. Een inbox is in dit geval een fysieke Inbox. De plaats waar al je documenten binnenkomen. Dat kan een doos zijn, een papierlade, een map ... .

TIP: Leg alle binnenkomende documenten in de Inbox, zo vergeet je niets te behandelen. Plan het behandelen van de Inbox in je agenda.

Behandel je Inbox minimaal eenmaal per week. Dit om te voorkomen dat acties te lang op zich laten wachten. Denk hierbij aan het beantwoorden van een uitnodiging of het betalen van een rekening. Bij het leeg maken van deze inbox ga je document per document na of je er iets mee moet doen.  Als dat niet zo is, kan je het document dan weggooien? Of moet je het archiveren? Hoe te archiveren staat beschreven in het laatste stukje van dit artikel. Als je er wel eerst iets mee moet doen, kijk dan eerst naar de regel van 2 minuten.

De regel van 2 minuten

Is de eerstvolgende actie uitvoerbaar in maximaal 2 minuten? Het is zinloos om voor deze acties een planning te maken. Voer deze acties dan ook onmiddellijk uit. Op twee minuten kan je bijvoorbeeld een rekening betalen, iemand bellen of een mail sturen. Misschien zelf online inschrijven voor een cursus.

TIP: Indien een rekening niet direct moet betaald worden, geef deze dan in met een memo datum. De rekening zelf kan je dan opbergen.

Plannen

Acties die meer dan 2 minuten van je tijd vragen kan je inplannen. De documenten die je nodig hebt voor deze acties kan je ook organiseren. Stop ze in mapjes en leg ze in een apart 'acties'-bakje.

Als je alle documenten van je inbox hebt behandeld is de inbox normaal gezien leeg. Is dit niet het geval, kijk dan na waarom dat document is blijven liggen. Is het niet duidelijk wat je er mee moet doen? Mogelijk is het een te grote taak die je ziet. Probeer een keer kleinere taken te definiëren, dan is het duidelijker wat je met het document moet doen.  De Inbox is nu leeg, en je bakje met acties gevuld. Dit zijn acties die tijd vragen, plan deze dan ook in je agenda.

Archiveren

Dit is zo mogelijk de belangrijkste vraag bij het organiseren van je documenten. Wat is de wettelijke bewaartermijn? Er is hiervoor een regel in België. De bewaartijd van een privaat document wordt bepaald door de periode gedurende welke een consument een schuld kan opvorderen of opgevorderd kan zien worden en waarvan hij moet kunnen bewijzen dat ze al betaald werd.  Na deze periode gaat de wet er van uit dat de schuld werd kwijtgescholden. Een verjaring kan in België oplopen tot wel 30 jaar. Gelukkig is dat niet in alle gevallen zo. Onderstaand overzicht geeft daar meer duidelijkheid in. De periodes vermeld zijn enkel van toepassing voor privé personen, niet voor bedrijven.

Hoe je documenten kan archiveren lees je in deel 2 van dit artikel: Documenten Organiseren en Archiveren (2/2).

1 maand

  • Kastickets (kleine bedragen)

6 maand

  • Restaurant- en hotelrekeningen

1 jaar

  • Certificaten van schoorsteenveger
  • Transportkosten
  • Kosten van de deurwaarder

2 jaar

  • aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels. De wettelijke garantietermijn bedraagt namelijk minimaal 2 jaar.
  • Facturen en bewijs van betaling voor nutsbedrijven (gas, water, elektriciteit, telefoon en gsm, internet, teledistributie)
  • Medische kosten (betalingsbewijzen)

5 jaar

  • Werkeloosheidsuitkering
  • Bankdocumenten
  • Kwitanties van hypothecair krediet of leningen
  • Facturen van notaris en honoraria
  • Erelonen van advocaat
  • Fiscale documenten voor de belastingen
  • Huurkwitanties en huurcontract
  • Betalingsbewijzen alimentatiegeld
  • Verzekeringen (berichten van vervaldag, betalingsbewijzen, …)

10 jaar

  • Facturen en contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten. (bouwen en verbouwen)

Het is aangeraden om alle facturen gedurende 10 jaar te bewaren.

Conclusie

Het systeem hierboven beschreven is gebaseerd op het systeem "Getting things Done*" van David Allen.

Eenmaal je een systeem toepast om te organiseren en weet hoelang je documenten moet bewaren is het al een stuk overzichtelijker.

Heb jij hier nog vragen of opmerkingen bij? Wil jij delen hoe jij het organiseren van je documenten aanpakt? Heb jij nog een ander systeem? Deel het hier en leer van elkaar.

* Dit is een affiliate link


Tags

archiveren, Documenten


Misschien vind je dit ook leuk

  • De 2-minutenregel is geweldig! Door kleine klusjes direct te doen voorkom je dat ze opstapelen tot een enorme berg werk. Ik ben ook erg blij met het lijsje van de bewaringstermijnen, volgens mij verschilt deze niet echt van de Nederlandse termijnen. Heb je ook tips voor een goed systeem, bijvoorbeeld multomappen of juist archiefdozen?

  • Beste Linda,

    Hartelijk dank voor je bericht! In het artikel van volgende week komt er meer informatie over een systeem. Blijf de artikels hier dus volgen 🙂

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >
    fringilla ultricies vel, Aenean leo dapibus dolor. Praesent eget id