Email krijgt het zwaar te verduren. Het is tijdrovend, inefficiënt en we bekijken het als de nieuwe vorm van snail mail. De uitdrukking die bij opkomst van email werd gebruikt voor brieven, omdat die oude vorm van communiceren traag was.
Ook hier zag je in het artikel 10 stappen om slimmer te mailen al dat email de grote tijdvreter van onze generatie is.
Email wordt dagelijks gebruikt, het zorgt dat ondernemingen blijven draaien en particulieren in contact blijven. Werkt raakt klaar dankzij email. Er moet dus toch ook iets te zeggen zijn voor het gebruik ervan.
Email is een zeer krachtige tool … als het op de juiste manier wordt gebruikt. [tweet deze quote]
Waarvoor is Email goed?
De meesten kunnen wel een paar redenen bedenken, het is snel, het is bruikbaar voor tekst, afbeeldingen, geluid, …
Hier zijn 8 dingen waar email de goede keuze is:
- Niet-dringende communicatie – Echt dringende communicatie doe je beter niet per mail. Niet dringende communicatie is echter zeer geschikt om per mail te worden verzonden. Het is niet opdringerig en de ontvanger kan zelf plannen wanneer hij er mee omgaat.
- Opvolging – Om dingen op te volgens is email ideaal. Een informeel gesprek of een telefoongesprek is niet meer te traceren. Wat in email werd geschreven kan echter altijd weer opgehaald worden. Het is moeilijk acties of berichten uit het verleden te ontkennen als er een duidelijke geschiedenis is.
- De loftrompet afsteken – Iedereen weet dat het gevaarlijk is een negatieve mail te sturen. Iemand loven per email werkt echter zeer goed. Iedereen geniet er van om een positieve en bemoedigende mail te openen.
- Tijdsverschillen opvangen – Voor wie communiceert met partijen met een ander tijdschema, of zelfs een andere tijdzone, is email een geschenk. Elk van de partijen kan in rust deelnemen aan de communicatie.
- Filteren – Hierover kreeg je al een artikel van Arjan Zuidhof: Minder mail met slimme filters. Je kan voorkomen dat bepaalde berichten je bereiken. Dit kan niet met telefoongesprekken of tekstberichten. Email is hier de koning.
- 1 naar veel communicatie – Bruikbaar als je meerdere mensen wil bereiken, soms in verschillende tijdschema’s of tijdzones, en het is niet dringend. Waarom zou je dan alle ontvangers moeten storen? Ze kunnen op hun eigen tempo je mail behandelen. Met 1 op veel communicatie gaat het niet over spamberichten, daar valt niets goed over te zeggen.
- Documenten en foto’s versturen – Hoewel we vandaag steeds meer en meer dingen overdragen met cloud toepassingen is email ook hier nog zeer populair. Fysieke documenten zijn niet meer nodig. Dat verhoogt de draagbaarheid en de beschikbaarheid.
- Mobiliteit – Email kan vandaag zowat overal opgevraagd worden waar er een Internetverbinding is. Dat maakt dat we niet meer gebonden zijn aan het bureau om te werken. Op dat vlak kan email ondersteunend gebruikt worden bij invoering van Het Nieuwe Werken.
Meer tips om efficiënt te mailen?
Geïnspireerd door deze tips en op zoek naar meer?
Download het e-boek ‘Jij bent de baas over je MAIL!’.
Het goede van email.
Email heeft tegenwoordig zijn reputatie tegen. Wanneer we het goed gebruiken is het echter een krachtige tool.
Het is een levenslijn voor ondernemingen en ondernemers. Laten we het dus goed gebruiken.
Vraag: Welke positieve toepassingen van email ken jij nog?
[related_post themes="flat"]