Hoe batchverwerking je productiviteit verhoogt

Wat is batchverwerking?

Batchverwerking is je processen optimaliseren om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van je tijd. Batchverwerking is het snel verwerken van taken zodat je meer tijd hebt voor creativiteit.

De beste manier is om gelijkaardige, of liever nog dezelfde, taken te combineren en deze met minimale onderbreking af te werken.

Hoe doe je batchverwerking?

Batchverwerking is zo efficiënt omdat je dezelfde handeling keer na keer opnieuw doet. Door dat je meermaals na elkaar hetzelfde doet heb je geen tijdverlies bij het overschakelen naar een andere handeling.

Het komt er dus op aan om:

1. Gelijkaardige taken – Zoek taken die gelijkaardig, of liever nog gelijk zijn. Die taken vragen immers dezelfde afhandeling. Bijvoorbeeld verzamel mails die een gelijke reactie moeten krijgen en verwerk deze samen. Dat gaat sneller dan een mail beantwoorden, over te schakelen naar een andere taak en dan weer een mail te beantwoorden.
2. Repetitieve taken – Taken die je vaak na elkaar moet doen. Stel dat je elke dag/week 10 dossiers moet archiveren, dan is het efficiënter deze 10 te laten samen komen en ze in batch te verwerken. Repetitieve taken zijn vaak niet de meest aangename. Op deze manier kan je ze snel verwerken en iets leuker gaan doen.
3. Afleiding vermijden – Afleiding onderbreekt je batch en je bent minder efficiënt omdat je opnieuw in concentratie moet komen. De voornaamste reden dat batchverwerking zo vlot gaat is omdat je in diepe concentratie komt.
4. Stop met multi-tasking – Je wil met deze techniek juist je concentratie op die handeling leggen die je meermaals moet uitvoeren. Door te multitasken, wat in feite task switching is, moet je telkens opnieuw focussen.

Wat kan je in batchverwerking doen?

Je vraagt je nu waarschijnlijk af wat jij dan in batch zou kunnen verwerken? Hier zijn ene paar voorbeelden. Met deze lijst doe je hopelijk voldoende inspiratie op om ook in je eigen werk te zien welke taken geschikt zijn voor batchverwerking.

• Reminders sturen – Als je de mails waarbij je nog op antwoord wacht in een aparte folder zet, dan kan je ook heel vlot, en in batch, reminders sturen. De eerste batch kan zijn alle mails verwijderen waarop je intussen antwoord hebt gekregen. Dan maak je een standaard tekst voor de reminders. Open nu al de mails waarvoor je een reminder wil sturen. Plak de standaard tekst in al deze mails. Pas dan alle mails aan om ze toch persoonlijk te maken. En verstuur dan al de mails. Je zal zien dat dit veel sneller gaat dan elke mail apart te openen, te beantwoorden en te verzenden.
• Telefoneren – Moet je nog iemand bellen, en is het niet dringend? Wacht dan tot je een paar telefoontjes moet tegelijk kan doen. Kijk eerst of je alle nummers hebt, bel dan je contacten een voor een op. Na de telefoontjes kan je dan voor elk gesprek de nodige notities nemen.
• Documenten archiveren – Laat documenten samenkomen en archiveer ze in batch. Je kan ook elk document apart archiveren zodra je het binnenkrijgt. Dan moet je echter ook weer elke keer naar een andere taak. Als je de map toch al open hebt dan is het sneller op 10 documenten tegelijk te archiveren.

Iedereen doet aan batchverwerking

Je ziet het overal terugkomen, hoewel het in sommige beroepen zo vaak voorkomt, dat we het normaal zijn gaan vinden.

Een kok zal nooit zijn groenten per stuk snijden en verwerken. Hij maakt gebruik van wat men noemt de mis-en-place om alle groenten die hij nodig heeft op voorhand al te (laten) snijden. Dat is niet alleen sneller bij de voorbereiding, ook de service zal sneller verlopen. Enerzijds omdat de voorbereidingen zijn gedaan, anderzijds omdat ook tijdens de service kan gewerkt worden in batches.

Eigenschappen van batchverwerking

Batchverwerking vraagt een grote mate van concentratie wil je er de maximale efficiëntie uit halen. Dat wil zeggen dat je batchverwerking moet gewoon worden.

Een goede batchverwerking zorgt ervoor dat bepaalde taken, meestal de repetitieve, sneller klaar zijn.

Taken die je niet graag doet, zijn de taken die je het eerst uitstelt. De verwerking van deze taken gaat ook niet zo snel als het kan. Je bent immers sneller afgeleid door ‘leukere’ dingen. Door ze in batch te verwerken zijn ze sneller klaar en heb jij meer tijd voor creativiteit en leukere taken.

Doordat je een aantal gelijke taken laat samenkomen vraagt het uiteraard wel tijd om ze te verwerken. Zorg er dan ook voor dat je de nodige tijd reserveert om die batchverwerking te doen.

Doordat je in diepe concentratie gaat bij ene goede batchverwerking, is het ook nodig om regelmatig een pauze te nemen. Bij echt diepe concentratie is een pauze na 25 minuten, zoals in de Pomodoro techniek, geen overbodige luxe.

Doe jij al aan batchverwerking, of wil je er mee starten? Ik hoor het graag in de opmerkingen onder dit artikel.