31 Tips voor meer productiviteit

0  comments

Je productiviteit is nu belangrijker dan ooit

Nu het nieuwe jaar gestart is kan ik het belang van je productiviteit niet genoeg benadrukken. We leven en werken in een competitieve wereld. Jij kan alleen het verschil maken door het beter te doen dan de rest. Dat wil dus zeggen, productiever zijn. Dat doen we deze maand met deze 31 tips voor meer productiviteit.

Dat wil zeggen 31 dagen om je productiviteit te optimaliseren, 31 manieren om een verschil te maken en afstand te nemen van je concurrentie.

Van 1 tot en met 31 januari voeg ik hier elke dag een tip toe.

Niet alle tips zijn op iedereen van toepassing. Je hoeft dan ook niet niet alles te lezen. Je kan in de inhoudstafel hieronder op de tip klikken die je wil zien.


31 Tips voor meer Productiviteit

Hoe pas je deze 31 tips toe?

Het heeft geen zin om 31 tips te lezen ... als je er niets mee doet. Je wil hiermee aan de slag gaan en dat is heel eenvoudig. Telkens je bij het lezen van een tip denkt:

  • Dit kan ik toepassen in mijn bedrijf.
  • Hier kan ik een nieuw doel mee instellen voor mijn bedrijf

Dan schrijf je dat idee op! Je zet het op papier en zet er gelijk ook bij op welke manier je denkt dit te kunnen toepassen in je eigen leven of je eigen bedrijf. Eenmaal het op papier staat is het niet langer 'zomaar een idee'. Het is nu iets fysiek, iets tastbaar en dat wil zeggen dat je er ook iets mee kan doen. De meest dringende dingen zet je op je takenlijst. De rest hou je bij om later te doen, als de tijd er rijp voor is. Reserveer zeker voldoende tijd in je agenda, want aan je productiviteit werken, dat vraagt tijd.

Laten we beginnen met de eerste tip, want dat is gelijk een zeer uitdagende.

Hier zijn je 31 tips voor meer productiviteit


Tip #1: Hou bij wat je doet

Hand met pen schrijft op papier

Het begin van alle verandering is weten waar je vandaan komt. Hoe kan je anders weten of het veranderd is? Weet jij precies waar je tijd op een dag naartoe gaat? Weet jij precies hoeveel tijd je spendeert aan bepaalde taken?

Begin daarom met meten. Per uur kan je opschrijven wat je hebt gedaan. Dit doe je de hele dag door, gedurende minimaal één werkweek. Beter nog is dit gedurende een paar weken te doen, want niet elke week is hetzelfde.

Eenmaal je hebt opgeschreven wat je allemaal doet op één of meerdere weken kan je gaan analyseren.

Heel veel verschillende onderwerpen

Heb je aan heel veel verschillende onderwerpen gewerkt in die tijd? Als het over echt heel veel gaat, dan is het misschien tijd om eens te kijken of jij voldoende tijd hebt om geconcentreerd te werken. Een grote hoeveelheid verschillende taken is vaak een symptoom van wat ik noem 'brandjes blussen'. Dan is er van geconcentreerd of strategisch werken geen sprake.

Hoofdonderwerpen

Probeer in je taken onderwerpen te vinden die logisch samen horen. Zo kan je bijvoorbeeld administratieve taken of boekhoudkundige taken verzamelen onder één noemer.

Door dit te doen zie je in grote lijnen waar je tijd naartoe gaat op een week en zie je ook heel snel waar er ruimte is voor verbeteringen. Identificeer deze, maak er dan ook werk van om dit aan te pakken. Mogelijk zijn er onderwerpen die niet zo belangrijk zijn voor de groei van je bedrijf en kan je deze vervangen door andere taken. Het is ook mogelijk dat je taken ontdekt die gespreid zitten over de week, terwijl het efficiënter zou zijn deze te combineren. Je ziet, een kritische blik op deze data is belangrijk. Begin dus met te meten waar vandaag je tijd naartoe gaat.


Tip # 2: Schrijf je doelen en prioriteiten op

Clipboard met een blad getiteld projecten

Een project dat enkel in je hoofd zit is een droom. Een project dat op papier staat is realiseerbaar. Deze maand is het ideale moment om je prioriteiten voor het komende jaar te bepalen.

Begin met het einde in gedachte.

Wat wil jij bereiken? Wat is de meerwaarde voor je bedrijf. Hoe groter de waarde voor jezelf of voor je bedrijf, hoe hoger de prioriteit. Weet je eenmaal de prioriteit, dan is het tijd om het project op te delen in kleinere stappen.

Hoe klein moet zo’n taak zijn? Zo klein dat het concreet genoeg is om er mee aan de slag te gaan. Als een taak uit meerdere stappen bestaat, kan je ze nog verder opsplitsen. Maak je taken zo klein mogelijk, dat zet aan om er mee te beginnen.

Werkboek

Om je hier mee te helpen heb ik een werkboek gemaakt. Dit werkboek bevat alles om te vertrekken van je dromen en uit te komen op taken op dagelijkse basis. Dit werkboek is zo praktisch dat je niet anders kan dan in actie komen. Ontdek er hier meer over: http://www.tijdarchitect.be/

 Zorg er in elk geval voor dat je de taken per dag duidelijk hebt en leg ze op je bureau. Dat is het beste wapen tegen uitstelgedrag.

Tip #3: Drink als eerste een glas water

Glas water in de hand omhoog gehouden

Dit is op het eerste zicht misschien een bizarre tip in deze lijst. Toch is deze enorm belangrijk voor je productiviteit. Je hersenen bestaan immers voor 73% uit water. Dat hebben ze nodig om goed te functioneren. Iedereen die op een warme actieve dag te weinig heeft gedronken weet dat. Door het tekort aan vocht krijg je hoofdpijn.

Gedurende de nacht zal je niet gedehydrateerd zijn. Je bent echter wel veel vocht kwijt. Je drinkt ’s nachts niet en je verliest vocht door transpiratie en ademhaling. Daardoor neemt ook de hoeveelheid vocht in je hersenen af.

 Start je dag met het drinken van een glas water en je vult dat noodzakelijk tekort weer aan. Hierdoor werken je hersenen van in het begin optimaal. Maak van dat glas een glas lauw water en je metabolisme is ook nog eens dankbaar. Ook dat heeft een invloed op je productiviteit. Een goed metabolisme geeft immers energie.

Tip #4: Identificeer je Meest Belangrijke Taak

Je Meest Belangrijke Taak (MBT) is die taak die voor jezelf of je bedrijf op dit moment het grootste verschil kan maken. Als je deze taak kan identificeren, dan is er geen twijfel meer over je prioriteiten en weet je ook waar je focus ligt. Eenmaal je je MBT hebt geïdentificeerd voel je ook de motivatie om hier mee aan de slag te gaan. Precies doordat deze taak zo belangrijk is.

Heb ook altijd je MBT -1 klaar staan. Dat is de volgende taak die je kan identificeren als MBT als je huidige MBT is afgewerkt.

Mijn wapen tegen uitstelgedrag is mijn MBT! #31dagen

Click to Tweet

Tip #5: Organiseer je bureau

Wit bureau met laptop, gsm, muis en koffiebeker

Organisatie is een punt waar zeer uiteenlopende visies over zijn. Aan een kant heb je de aanhangers van de theorie: Geordende chaos. Daar staat een tweede groep tegenover die elke vorm van chaos voorkomt. Je mag eens raden in welke groep ik zit? En jij? In welke groep zit jij? Deel het in de reacties hieronder!

Ik vind het ook erg belangrijk om in een georganiseerde omgeving te werken. En de reden daarvoor is zeer eenvoudig. Hoe meer spullen er op je bureau liggen hoe meer afleiding er is. Hoe meer afleiding, hoe meer kans dat je niet aan je MBT begint. Bovendien liggen er op een niet opgeruimd bureau waarschijnlijk spullen die verleidelijker zijn dan je takenpakket.

Een opgeruimd bureau is een opgeruimd en gefocust hoofd. En dat is nu eenmaal een noodzaak voor je productiviteit.

Ik begrijp dat een opgeruimd, leeg dus, bureau niet zo ‘gezellig’ is. Gezellig is voor mij iets dat ik opzoek buiten de werkuren. Tijdens de werkuren ben ik liever productief. Dan kunnen die werkuren bovendien sneller afgesloten worden en is er meer tijd voor gezelligheid.


Tip #6. Zet je alarm 15 minuten vroeger en visualiseer je dag

Een klassieke wekker met wijzers

Dit is waarschijnlijk de tweede tip die je niet verwacht had in deze lijst. Toch is het een heel belangrijke. Het gaat immers over mindset. Je mindset van in het begin van de dag goed zetten is enorm belangrijk. Je profiteert de hele dag van die mindset.

Zet je alarm een kwartiertje vroeger en visualiseer je ideale dag. Zie de dag die voor je ligt zoals jij zou willen dat hij loopt. Hoe werk jij? Wat zijn de resultaten? Hoe voel jij je? Zie het en belangrijker nog voel het en proef het. Maak het zo echt mogelijk. Je hersenen geloven wat jij ziet en voelt. Zo is het al aangetoond dat mensen die een sterke verbeelding hebben een marathon kunnen visualiseren zodat je hersenen dat geloven. Daardoor gaan ze ook de signalen naar je lichaam sturen en is het echt alsof je de marathon gelopen hebt. Dit is voor alle duidelijkheid niet doorsnee. Het toont wel aan wat de kracht is van je hersenen.

 Je hersenen gaan zich dus instellen op wat jij mentaal hebt gezien. En je zal zien dat je manier van denken hierdoor beïnvloed is. Je komt veel sneller in een productieve mindset. Tenzij je een dag op het strand hebt ingebeeld uiteraard.

Tip #7: Identificeer je top 5 taken van vorige week die je 80% van je resultaat leverden

blad met grafiek en een lineaal

Niet dat ik wil promoten om in het verleden te blijven hangen. Je kan er echter wel uit leren. Kijk daarom naar de top 5 taken die je vorige week het meest opbrachten. Kunnen gelijkaardige taken deze week evenveel, of zelfs meer opbrengen?

Uit het verleden kan je leren wat er in de toekomst belangrijk is. Je leert dat type taken herkennen dat het meest opbrengt. Als je dit regelmatig doet ga je er zelfs een gevoel voor krijgen. Vanaf dat moment ben je automatisch gefocust op de belangrijkste taken. Op hoeveel waarde zou jij dat schatten voor je bedrijf?

Kijk vooral hoeveel van die taken jij voor de komende week in kan plannen en maak van elke week een week met taken die maximaal renderen!

De ultieme vorm hiervan is wekelijks een review doen. Wat is er de afgelopen weken goed gegaan waar ik meer van kan doen? Wat is er de afgelopen weken niet zo goed gelopen en stop ik beter mee? Als je dit wekelijks doet, dan zal je zien dat je efficiëntie zienderogen stijgt!


Tip #8: Controleer je mail slechts 2 keer per dag

Hand die een enveloppe vasthoud op een blauwe achtergrond

Je weet het al langer, je mail heeft geen plaats in je productiviteit. Dat is, tenzij je taken constant via mail binnen komen.

Zet in elk geval de notificaties van je mail uit als dat mogelijk is. Elke keer je een notificatie krijgt zorgt ervoor dat je concentratie onderbroken is. Het maakt zelfs niet uit of die notificatie nu auditief of visueel is.

Elke onderbreking kost tijd om weer op dezelfde concentratie te komen. Cijfer lopen nogal uit elkaar. Gemiddeld mag je stellen dat je een kwartier kwijt bent om weer op hetzelfde niveau van concentratie te komen. Dat is veel tijd! Kijk nu eens hoe vaak je een notificatie krijgt van je mail?

Bepaal zelf wanneer jij naar je mail gaat kijken. Doe dit wanneer dit past in je concentratie schema. Met andere woorden, als je pauze hebt. Kijk een keer ’s morgens om te kijken of er iets dringend is. Kijk of er taken in je mail zitten en noteer deze op je takenlijst voor vandaag, of op je agenda. Doe dit nog een keer ’s avonds en plan vooruit voor morgen.  Als je echt heel veel mails krijgt met taken, dan kan je vlak na de middag nog een moment toevoegen.

Elke keer jij je mail nakijkt is er een grote kans dat er iets bijzit dat je aandacht trekt en waar je mee aan de slag gaat. Op dat moment steel je tijd van je MBT en benadeel je jezelf.

Het belangrijkste punt hier is niet hoe vaak jij je mail nakijkt. Veel belangrijker is dat jij bepaalt wanneer dit gebeurt.


Tip #9: Plan een rust periode zonder afleidingen midden in je dag

Man met pet ligt midden op de weg

Productiviteit is niet, zoals veel mensen denken, keihard werken tot je er bij neervalt. In tegendeel. Productiviteit gaat over slimmer werken, niet over harder werken. Daarom is het belangrijk om je energie op pijl te houden. Want je hebt je energie nodig om je te concentreren en om beslissingen te nemen.

Daarom is het een goed idee om midden in de dag even een rustmoment in te bouwen. Niet gewoon je lunch. Waarom niet even wandelen, lopen, fietsen als je die mogelijkheid hebt? Bewegen is de ultieme vorm van ontspanning en je krijgt er extra zuurstof mee binnen.

Heb je niet de mogelijkheid om te bewegen? Dan kan je even rusten met een goed boek. Je kan ook even mediteren of gewoon even iets doen dat jij als ontspanning ervaart.


Tip #10: maak een afspeellijst voor productiviteit

Laptop met Spotify open op het scherm

Muziek is al heel lang belangrijk voor mensen. Ik ben in elk geval een enorme liefhebber. Ik kan geen dag zonder muziek.

Op de momenten dat ik geconcentreerd wil werken kies ik heel specifieke muziek. Hoewel, muziek kan je het niet noemen. Dit is een wetenschappelijk geproduceerd geluid. Wetenschappelijke omdat deze muziek hetzelfde ritme heeft dan je hersenen in concentratie. Je hersenen hebben de neiging om te synchroniseren. Dus als je deze muziek opzet gaan je hersenen sneller naar dat ritme. Het ritme van concentratie.

Dit is een clip die ik persoonlijk heel graag gebruik. Dat wil niet zeggen dat jij deze geschikt zal vinden, dit is zeer persoonlijk. Met deze clip heb ik de meer dan 250 artikels op mijn blog in recordtijd geschreven. Ook op bij het schrijven van deze tekst staat deze clip op.

Zodra je in diepe concentratie zit, hoor je de muziek niet meer. Mijn advies is dan ook om je volume zo niet harder te zetten dan nodig om het omgevingsgeluid te overstemmen. Harder is niet nodig. Ik zou zeggen, probeer het een keer. Je kan dit beluisteren op YouTube.

Bevalt dit je echt niet, wat kan, dan is er nog de afspeellijst ‘Songs voor pure concentratie op je werk’ van Jobat op Spotify. Of je kiest uiteraard je eigen playlist. Kies zelf wat je helpt om je te concentreren.


Tip #11: Vraag de #1productiviteitstip van iemand waar je naar opkijkt

We hebben allemaal wel iemand in onze omgeving waar we naar opkijken omwille van de hoeveelheid werk dat deze persoon opgeleverd krijgt. Waarom deze persoon niet een keer vragen wat de nr 1 tip is om even productief te worden.

Ik geef hier het voorbeeld met maar liefst 31 tips! Daar kan je wel even mee verder.

Vaak zien we mensen waar we naar opkijken als onbereikbaar. Is dat ook zo? Zijn die mensen inderdaad onbereikbaar? Je kan het maar vragen, als die persoon dan ja zegt, dan is dat mooi meegenomen. Is het antwoord negatief, dan heb je niets verloren.

Wist je al dat je sneller groeit door toe te passen wat anderen al hebben getest en hebben verbeterd? Doen zoals je voorbeelden doen is een binnenweg naar groei. Dat wil echter niet zeggen dat jij je voorbeeld moet gaan kopiëren. Het is de bedoeling dat je er je eigen toepassing van maakt, met de beste elementen van de twee.


Tip #12: Zorg voor een verantwoordingspartner

Tafel met twee paar handen die een koffie vasthouden

Een verantwoordingspartner, wat is dat precies? Het is en partner die je ter verantwoording kan, mag en durft roepen. Er zijn hier twee belangrijke voorwaarden:

  1. Deze persoon is iemand die je voor de volle 100% vertrouwt.
  2. Deze persoon is er om je te helpen. Ter verantwoording roepen is iets helemaal anders van beschuldigen of verwijten.

Deze persoon vraagt je dus regelmatig hoe ver je staat met die taak die je gedeeld hebt. Als je aangeeft dat je niet klaar krijgt wat je beloofd hebt. Dan kan deze persoon informeren waarom dat zo gelopen is. Niet om je met de vinger te wijzen omdat het niet is gelopen zoals het moest.

Ik hoop dat je ziet dat er een verschil is tussen verantwoording afleggen en je moeten verdedigen. In het slechtste geval is je antwoord bijvoorbeeld: ‘Ik kon er me niet aanzetten, ik heb de week verspild’. Dan nog is het niet de bedoeling dat deze persoon je aanvalt. Een goede vraag dan is: ‘Waarom ging het niet goed?’, ‘Wat zit er je dwars?’ , ‘Wat kan je doen zodat volgende week beter loopt? En kan ik ergens mee helpen?’

Tip #13: Mediteer 10 minuten

Figuurtje in oranje badpak in meditatiehouding

Ik heb het al aangegeven, rust is een essentieel onderdeel van je productiviteit. Mediteren is echter meer dan rust. Mediteren is herstellen. En dat is zelfs al wetenschappelijk aangetoond. Bij mensen die mediteren kan die ontspanning in de hersenen gemeten worden. Dat maakt meditatie dus een zeer efficiënte manier om inspanning af te wisselen met ontspanning.

Heb je geen ervaring met meditatie? Begin dan zeer eenvoudig met een ademhalingsoefening. Concentreer je 10 minuten op je ademhaling … in … uit. Gaan je gedachten toch ergens anders naartoe? Dat is niet erg. Zodra je dit merkt ga je terug naar je ademhaling.

In het begin lukt het misschien niet om dit 10 minuten te doen. Naar mate je meer mediteert zal dit eenvoudiger worden. Ook omdat je er de voordelen snel van zal inzien.

Het gaat immers niet alleen over de ontspanning. Door te mediteren krijg je ook meer energie. En dat is precies wat je nodig hebt om productiever te zijn.


Tip #14: Wat was een win vorige week? Vier deze ...

Gekleurde slingers in krullen

Ook dit is een mindset tip. Een goede mindset in business is eentje van positiviteit en winnen. Kijk daarom even naar een win van vorige week. Hoe klein die ook is, zorg dat je een win hebt.

Vier deze nu in verhouding met de win. Je begrijpt dat je iets harder kan vieren als je net een monstercontract hebt afgesloten tegenover een kleine, ook belangrijke, taak te hebben afgewerkt.

Maak hier nu een gewoonte van. Vier elke week de wins van de afgelopen week. Je zal merken dat je mindset hierdoor positiever is. Kijk nu eens wat dit met je productiviteit doet!

Je winsten erkennen -hoe klein ook- is belangrijk. Tegenslagen kunnen een werkdag verpesten. Dit komt gedeeltelijk doordat we ons eerder concentreren op verliezen dan op winsten. Gezien de onze hersenen een voorkeur hebben voor het negatieve, kan het zijn dat je je te veel concentreert op mislukkingen. Keer dat om en focus je op de positieve kant. Dat je hersenen zich focussen op het negatieve is niet meer nodig. Vroeger was dat nodig om je te beschermen. Vandaag kan je beter focussen op het positieve.

Successen vieren is immers een positieve energie. Dit geeft je energie en in combinatie met de mindset kan jij zo heel veel gedaan krijgen. Zo’n grote productiviteit, dat moet wel een verschil maken.


Tip #15: Maak je bed 's morgens op … 

Opgemaakt bed waar zonlicht op valt

Elke ochtend je bed opmaken kan een gewoonte zijn die een domino-effect veroorzaakt van andere slimme keuzes en positieve praktijken gedurende de dag. Elke ochtend je bed opmaken zorgt voor een betere productiviteit, een groter gevoel van welzijn en een sterkere vaardigheid om binnen een budget te blijven.

Het is niet zo dat een gezinsmaaltijd of een opgeruimd bed betere cijfers of minder lichtzinnige uitgaven oplevert. Maar op de een of andere manier veroorzaken die eerste verschuivingen in gewoontes kettingreacties die andere goede gewoonten helpen vast te houden.

Navy Seal William H. McCraven, herhaalde hetzelfde in zijn toespraak in 2014 aan de Universiteit van Texas. Hij adviseerde afgestudeerden: “Als je de wereld wilt veranderen, begin dan met je bed op te maken. Als je elke ochtend je bed opmaakt, heb je de eerste taak van de dag volbracht. Je krijgt hierdoor een klein gevoel van trots, en dat moedigt je aan om nog een taak te doen, en nog een, en nog een. En tegen het einde van de dag zal die ene voltooide taak zijn omgezet in vele voltooide taken."

Moeilijk om te geloven? Dat weet je pas als je het probeert. Hier wordt je bed opmaken gebruikt als voorbeeld. Dit kan ook iets anders zijn. Je merkt dat het vooral gaat over het ontwikkelen van andere, productievere gewoontes. Dat is waarom productiviteit een gedragsverandering is.


Tip #16: Surf met maar 1 tab open

Bureel met een stuk van een scherm en een witte tas

Vandaag de dag kan je browser heel veel tabs aan. De meesten van ons, ik soms inbegrepen, hebben vaak ook veel tabs openstaan. Waarom is het een gezond advies om te surfen met slechts 1 tab open?

Heel eenvoudig, niemand kan multitasken. Multitasken is in feite taskswitching of het wisselen tussen taken. Je verlegt je aandacht dus van het ene heel snel naar het andere. Dat is ook wat je doet met teveel tabs open. Je schakelt heel veel tussen verschillende tabs.

2 Grote nadelen

Er zijn twee grote nadelen aan het surfen met meerdere tabs open:

  • Afleiding
    Je bent sneller afgeleid. Stel dat je aan het werken bent en je ziet dan een tab waar YouTube of één van he sociale kanalen openstaat. Dan is je aandacht al weg, zelfs als je er niet naartoe gaat. Het is net als de tip over een leeg bureau, je kan dat doortrekken naar bureaublad. Hoe minder er te zien is, hoe minder afleiding.
  • Onafgewerkte taken
    Soms kan je het toch niet laten en ga je toch eens naar een andere tab. De taak waar je aan bezig was blijft dan onafgewerkt staan. Dat is uiteraard niet goed voor je productiviteit. Als er heel veel tabs openstaan is bovendien een heel grote kans dat je niet alle tabs ziet op een werkdag.

Reden genoeg dus om slechts 1 of een paar tabs open te hebben staan. Al de andere tabs sluit je beter. Heb je die toch nog nodig? Maak er dan een bladwijzer (bookmark) voor aan. Deze kan je bovendien netjes ordenen in folders. Sinds ik daar gebruik van maak heb ik veel minder tabs open staan.

Extra Tip: Verberg je bookmark, als deze niet in zicht is kan deze ook niet afleiden. Je zal zien dat je meer focus hebt. De verborgen bookmarks zijn trouwens wel zichtbaar op een nieuwe tab.


Tip #17: Kies 1 taak en automatiseer deze

Telefoonscherm met de opdracht 'Hé Siri automatiseren'"

Je hebt vast wel een keer gehoord dat batchverwerking je productiever maakt. En dat klopt, veel van dezelfde taken doen is efficiënter als je ze op hetzelfde moment doet.

Heb je veel dezelfde taken die regelmatig terug komen? Dan is dit mogelijk een kandidaat om te automatiseren. Heb je daar zelf geen idee van, zoek dan in je netwerk iemand die je hier mee kan helpen.

Automatiseren neemt je de taak uit handen. Je hoeft de taak zelf dus niet meer te doen. Dat wil zeggen dat jij je tijd kan spenderen aan het controleren van de data. Is er geen data te controleren? Schitterend! Dan heb je meer tijd om aan je prioriteiten te werken.

Automatisatie kan niet altijd en niet voor alles. Overweeg dus nauwkeurig of het kan of niet. Als je regelmatig een taak automatiseert, dan spaar je op termijn heel veel tijd uit.

Laat me je een voorbeeld geven. Ik heb zelf een automatisatie toegevoegd die mij enorm heeft geholpen. Bij klantbezoeken noteerde in mijn notities op papier. Dan kwam ik daarmee aan mijn bureau en moest beginnen overtypen om mijn klant een verslag te kunnen sturen. Eenmaal dat gedaan was had ik een bijkomend probleem. Ik had geen flow voor dat papieren document. Al de rest van de klantgegevens is immers digitaal opgeslagen. Ik heb me dan een reMarkable tablet aangeschaft. Dit was een zeer grote opluchting voor mij. Deze ‘papieren’ tablet heeft immers schriftherkenning aan boord. Mijn geschreven teksten van bij een klantbezoek kan ik nu digitaal doorsturen naar mijn eigen e-mail. Vanuit mijn mail komt dit document dan in mijn digitale flow, die ik wel heb. Het verslag naar de klant is nu ook veel sneller klaar doordat ik de tekst gewoon moet kopiëren.

Laat in de reacties hieronder weten wat jij kan automatiseren!


Tip #18: Kies 1 taak en delegeer deze

Hand die op een bord tekent wat delegeren is

Delegeren is een zeer efficiënte manier om je productiviteit te verhogen. Om goed te delegeren zijn er een aantal dingen die je moet weten. Het is niet gewoon doorgeven van taken. Er komt echt wel meer bij kijken.

Het belangrijkste punt is dat jij steeds verantwoordelijk blijft voor de gedeleerde taak en dat je dus ook de opvolging moet doen. Verder is het een verhaal van elkaar versterken, niet om iemand anders te belasten.

Wat als je door te delegeren een ander kan laten groeien, terwijl je zelf minder werkdruk ervaart? Dan spreken we van een win-win.

Uiteraard delegeer je nooit je kerntaken. De taken die je doorgeeft zijn bijkomende taken. Je kerntaken zijn immers je eigen expertise. Jij bent dan ook de best persoon om deze te doen. Het is juist de bedoeling dat jij meer taken hebt voor je kerntaken door te delegeren.

Een taak delegeren is dus meer complex dan je op het eerste zicht zou denken. Laat dat je niet tegenhouden. Er zijn immers ook veel voordelen aan.


Tip #19: Kies 1 nieuwe gewoonte en committeer je eraan

Klein beginnen heeft meer kans op succes! Ik zie vaak mensen vol enthousiasme aan iets nieuw beginnen. Vaak nemen ze in dat enthousiasme te veel hooi op hun vork. Daardoor houden ze de nieuwe gewoonte niet vol. Alle investeringen van tijd en materiaal zijn op dat moment verloren.

Je kan beter starten met één nieuwe gewoonte. Hou deze vol tot ze je geen moeite meer kost en ga dan weer verder. Kleine stappen en elke stap beheersen voor je naar de volgende gaat. Dat is een zeker pad naar verandering.

Een nieuwe gewoonte aanleren is niet zo eenvoudig! Er zijn een aantal stappen die je nu neemt die je nog niet gewoon bent. Dat is wanneer je oude gewoonte -die je wil afleren- de overhand neemt. Je hervalt in je gekend gedrag.

Wat maakt verandering voor jou zou moeilijk?


Tip #20: Kies 1 gewoonte waar je mee wil stoppen en committeer je eraan

Koppel dat naar tv aan het kijken is

Nieuwe gewoontes aanleren is super! Er zijn waarschijnlijk ook gewoontes die je schaden. Ik weet dat ik ze heb. Ik maak er dan ook een doel van om deze af te leren.

Hoe ontdek je nu de slechte gewoontes waar je vanaf wil. Dat kan enkel door een analyse van wat je op een dag, week en maand doet. Evalueer welke acties je niet vooruit helpen. Soms zijn er zelfs gewoontes die je schaden. Dat zijn de eerste die je wil afleren.

Een gewoonte afleren is even moeilijk als een nieuwe gewoonte aanleren. De paden in je hersenen zijn bij een gewoonte bijzonder sterk. Om die gewoonte af te leren moet je dat pad afbreken zodat het niet meer gebruikt kan worden. Dat doe je best door een goede gewoonte in de plaats te leren.

Gebruik deze en de vorige tip dus samen, ze versterken elkaar en maken het net iets eenvoudiger om je nieuwe gewoontes aan te leren.

Extra Tip:

Is stoppen met een slechte gewoonte of beginnen met een nieuwe moeilijk voor je? Zorg voor een buddy. Iemand die je helpt en je er op wijst als je hervalt in een oude gewoonte.


Tip #21: Review afgelopen week en verminder de grootste tijdverspillers

Zandloper

Review

Kijk wat je de afgelopen week hebt gedaan. Wat was de meest productieve dag? Welk was de minst productieve dag? Wat zijn de dingen die goed zijn gegaan en je dus kan herhalen. Maar ook, wat zijn de dingen die niet goed gingen die ik achterwege kan laten.

Zo’n review is erg handig om je werking steeds te optimaliseren. Is dat niet wat we allemaal willen, minder moeite steken om meer resultaat te boeken?

Tijdverspillers

Uit deze review kan je ook uitmaken wat je grootste tijdverspillers zijn. Geen idee? Dat is normaal. Je stopt er veel tijd in en dat gaat zo goed als ongemerkt.

Daarom heb ik een lijst gemaakt van de 20 meest voorkomende tijdverspillers. Kijk een keer of je hier iets van herkent in je acties van afgelopen week. Heb je niets weten te identificeren? Nu je deze 20 kent zal je ze ook sneller herkennen op het moment dat ze zich voordoen.

Wees niet te streng voor jezelf als je merkt dat je met een tijdverspiller bezig bent. Erken gewoon dat het zo is en focus je dan weer op de taken die je resultaten opleveren.


Tip #22: Maak een 'Stoppen met' lijst

Stopbord in de straat op een groen achtergrond

Uit je review komen normaal gezien dingen waar je beter mee kan stoppen. Dat zijn mogelijk nieuwe dingen die je hebt getest. Nu merk je dat ze niet werken en doe je ze niet meer.

Het kan ook zijn dat het iets is dat je al langer doet en wat nu niet meer werkt. De markt wijzigt immers continue. Dus ook je acties moeten veranderen om die markt te blijven bedienen.

Met een ‘Stoppen met’ lijst maak je heel concreet wat je niet meer gaat doen. Zo doe je het ook niet meer uit gewoonte. Als je niet alleen werkt is dit ook een goed document om bijvoorbeeld je medewerkers te laten weten wat ze niet meer moeten doen. Vergelijk het maar met de borden die je soms aan de kassa’s ziet hangen in de supermarkt. Daar staan vaak de producten op die niet meer in het aanbod zitten. Zo kan niemand zich vergissen.


Tip #23: Eet de gezondste maaltijd van de week

Foto van verschillende groenten

Een tip over eten in een lijst over productiviteit? Ja, uiteraard!

Ik ben de eerste om te zeggen dat timemanagement -en dus ook productiviteit- een kwestie is van energiemanagement. Jij haalt energie uit wat je eet. Er is dus een rechtstreeks verband tussen wat je eet en je productiviteit.

Een gezonde maaltijd geeft je de energie die je nodig hebt om je focus en concentratie te behouden. Die twee vragen veel van je energie. Er kan geen focus of concentratie zijn zonder energie. Probeer je maar eens echt te concentreren als je ziek bent of heel moe.

 Wat is dan een gezonde maaltijd? Die maaltijd die je energie geeft op lange termijn. Wat dat juist is? Ga dat een keer ervaren. Welk voedsel geeft je in de namiddag een dip? De kans is groot dat dit een maaltijd is met veel suiker. Maar er zijn ook andere redenen. Krijg jij sneller een dip na het eten van warm voedsel? Eet dan iets koud. Een dip na een broodmaaltijd, eet iets anders. Zoals alles is het belangrijk dat je dit zelf gaat ervaren. Er is geen gouden regel voor iedereen. Waar ik me prettig bij voel is misschien voor jou net niet goed.

Tip #24: Plan je dag de avond ervoor

Laptop op een bureau om je planning te maken

Ook in deze tip roep ik je op om dit persoonlijk te gaan ervaren. Wat werkt voor jou het beste? Ik adviseer in het algemeen om je dag de avond ervoor te plannen.

Als je de dag van morgen hebt gepland, dan geeft dat rust. Je hebt de dag van morgen immers onder controle. Vaak merk ik dat mensen geen rust kunnen vinden als ze hun dag niet goed hebben afgesloten.

Dat is omdat taken die niet afgewerkt zijn actief aanwezig blijven in onze aandacht. Door er een plan van te maken voor morgen weten je hersenen dat het onder controle is. De kans dat je er nog een hele avond aan denkt is nu een stuk kleiner.

Het voordeel van ’s avonds te plannen is ook dat je alles wat je nodig hebt om die taken morgen te doen al kan voorbereiden. Heb je documenten nodig? Heb je bepaalde materialen nodig? Zet alles klaar zodat je morgen zonder uitstel aan je taken kan beginnen. Onmiddellijk met je taak starten is veel productiever dan starten met dingen te zoeken.

Er zijn mensen die verkiezen om de planning de dag zelf te maken. Als eerste taak van de dag. Als dat voor jou beter werkt, zeker doen!

Eindig elke dag door de vijf belangrijkste taken op te schrijven die je morgen gedaan wil hebben en begin elke dag met die vijf taken.

Click to Tweet

Persoonlijk werk ik als eerste liever een taak af. Dat brengt me onmiddellijk in een productieve mindset. Brian Tracy zei het al: ‘Eet ’s morgens als eerste een kikker. Al de rest zal beter zijn.’ En dat klopt voor 100%! Je dag starten met een zware taak zet je in een productieve mode en alle taken erna zijn eenvoudiger.

Wat is jouw persoonlijke voorkeur. 's Avonds je planning maken, of toch liever 's morgens? Laat het weten in de reacties hieronder!


Tip #25: Ga 20 minuten wandelen of joggen

Pad in het bos

Het kwam in een eerdere tip al naar voor. Productiviteit is energiebeheer. Om je energie hoog te houden is het belangrijk om regelmatig pauze te nemen.

Het is vooral belangrijk dat die pauze ook echt pauze is. Je mails lezen tussen twee taken in is geen pauze. Je doet best iets helemaal anders dat je aandacht even wegneemt van je werk. Bij voorkeur iets leuk, want dat geeft ook weer energie.

Wat ook energie geeft aan je pauze is zonlicht en zuurstof. Zonlicht is er niet in elk seizoen evenveel. Dus is het nog belangrijker om ook in de herfst en winter genoeg buiten te komen.

Door te gaan wandelen of joggen kom je buiten en krijg je zuurstof binnen. Als je die mogelijkheid hebt doe je dit best in de natuur.

Geen tijd voor een pauze van 20 minuten? Kijk dan heel goed naar je energieniveau. Zonder deze pauzes zakt dat heel snel. Het resultaat is dat je in de namiddag serieuze problemen hebt met je concentratie en dat je ’s avonds doodmoe stopt met werken.

Geniet jij regelmatig van een pauze buiten?


Tip #26: Maak een 'later doen' lijst

Bord met de tekst Closed: See ya tomorrow

Ken jij dat ook? Een tijd geleden heb je iets gezien dat interessant was om te doen in je eigen bedrijf. Je was toen echter met iets anders bezig en nu ben je het kwijt. Je weet het niet meer.

Daarom geef ik altijd de tip om alles te noteren. Ook wat je vandaag niet gaat doen. Die taken kan je op een ‘later doen’-lijst zetten.

Let op! Die taken op een lijst zetten is niet voldoende! Voorzie daarom ook regelmatig tijd om die lijst te overlopen. Dit kan je bijvoorbeeld in het begin van de maand doen.

Taken op die lijst die relevant zijn geworden kan je overzetten op je takenlijst. Wat nog niet aan de orde is blijft uiteraard op deze lijst staan voor een volgende review. Wat echt niet meer relevant is voor je, dat verwijder je weer van deze lijst.

Zie jij het voordeel van een ‘Later doen’-lijst?


Tip #27: Slaap 8 uur

Persoon die in bed ligt te slapen

Ik heb het eerder al gezegd, timemanagement en productiviteit, het is allemaal energiemanagement. Bij hoge energie is het makkelijker om je te concentreren dan bij lage energie. Bij hoge energie heb je meer wilskracht en meer creatieve ideeën.

Slaap is één van de vele aspecten die je energie geven. Voedsel, hydratatie, beweging en nog veel anderen zorgen ook voor energie. Alleen is slaap onze grootste leverancier van energie. Probeer maar eens gezond te eten, veel water te drinken en te gaan wandelen met maar 2 uur slaap. Concentratie zal moeilijk blijven met zo weinig uren rust.

Er bestaan veel verschillende meningen als het over die 8 uur gaat. De hoofdboodschap hier is dat je dit heel persoonlijk moet aanvoelen. Hoeveel uur slaap heb je nodig om je een hele dag te kunnen concentreren? Voor de één is dat misschien zes, voor de ander tien. Het varieert van persoon tot persoon en van seizoen tot seizoen.

Extra tip

Soms lukt het niet zo goed om je slaap te vinden. Dan ga je misschien wel op tijd naar bed, maar je slaapt veel te weinig. Of je staat ’s morgens op en je voelt je niet helemaal fit. Dan heb je, ondanks de goede bedoeling, toch niet veel energie. Zorg dat je ook altijd een paar taken op je takenlijst hebt staan die niet veel energie vragen. Deze taken kan je dan doen als je een minder goede dag hebt.

Typische lage-energie taken zijn je mails behandelen, je bureau opruimen, wat lezen, je archief in orde zetten. Zo ben je op een dag met weinig fut toch nog productief.


Tip #28: Verander je desktop of wallpaper op je telefoon naar een motiverende quote

Quotes op de achtergrond van een telefoon

Motiverende quotes, we kennen ze allemaal wel. Ze zijn niet altijd van toepassing op je persoonlijke situatie. Toch zit er soms eentje bij die wel aanslaat bij je.

Gebruik deze quote en zet deze als achtergrond op je toestellen Zo zie je deze telkens je dat toestel bij de hand neemt. Je voelt zo de energie beginnen stromen en je bent minder geneigd om iets anders te gaan doen dan je prioriteiten. Ook wel uitstelgedrag genoemd.

Uiteraard veranderen je omstandigheden regelmatig, zeker als je aan jezelf aan het werken bent. Verander je quote mee. Zorg dat deze relevant blijft. Of je kiest uiteraard voor een quote die tijdloos is. Zoals deze bijvoorbeeld:

“It doesn’t get easier. You get stronger!”

Quotes helpen al langer om de juiste motivatie te vinden. Zoek dan ook een goede quote die bij je huidige situatie past. Bovenstaande quote bijvoorbeeld. Ik haal die regelmatig weer boven, het is een algemene. Als ik een specifieke quote tegenkom die op dat moment super relevant is, dan vervang ik deze quote tijdelijk met die nieuwe. Tot deze laatste niet meer van toepassing is. Dan ga ik weer even terug naar bovenstaande quote.

Wat is jouw favoriete quote?


Tip #29: Leer iets nieuw via een boek, podcast, blog, Ted Talk, ...

Persoon die een boek leest

Ik ben een student voor het leven. Er gaat geen dag voorbij dat ik niet iets nieuw wil geleerd hebben. Of dat nu iets als hobby is, professioneel of sportief, dat maakt niet uit. Ja, ik leer dus veel bij en maak daar een dagelijkse gewoonte van.

Het is in mijn ogen vandaag de dag ook een noodzaak om te blijven leren. De wereld veranderd immers heel snel. Wil jij bij blijven, dan moet je dus wel bijleren.

Dat is nooit eenvoudiger geweest dan vandaag. Boeken zijn nog altijd een zeer belangrijke bron van educatief materiaal. Voor wie meer visueel is ingesteld zijn er de video’s van de TeD talks en educatieve filmpjes op Youtube. Ben je meer auditief ingesteld? Dan zijn audioboeken of podcasts een goede oplossing. Er zijn er heel veel en daar zitten soms pareltjes tussen.

Kies de manier van leren die bij jouw leervoorkeur past en zorg dat je aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling blijft werken. Leren stopt vandaag niet meer bij het afstuderen. Dan begint het pas.

Wat wil jij vandaag leren?

Tip #30: Knuffel iemand die je steunt, dat kan ook je huisdier zijn

Vrouw met een klein hondje in de armen

Knuffelen, het is een beetje moeilijker sinds heel het Covid gebeuren. We mogen echter niet uit het oog verliezen dat knuffelen meerdere positieve uitwerkingen heeft. Om precies te zijn, vijf:

1. Het gelukshormoon
Oxytocine is een hormoon dat alles doet. Van je een goed gevoel geven tot je verbondenheid te laten ervaren met anderen. Oxytocine komt vrij bij het knuffelen. Daarom vinden we dat zo leuk. Je gevoel verbeterd erdoor.

2. Boost je immuunsysteem
Door de afgifte van oxytocine voel jij je onoverwinnelijk, wat een geweldig voordeel is.

Het verhoogt ook hormonen die je immuunsysteem verbeteren en vechten dus tegen infecties. Met andere woorden, je voelt je te goed om je slecht te voelen. De kracht van positief denken en je geliefd en veilig te voelen werkt echt.

3. Pijn verlichten
Net zoals het je immuunsysteem stimuleert, zal knuffelen en dus het vrijkomen van oxytocine je pijnniveau verminderen. Dat is waarom je over je nek wrijft als die pijn doet. Zo krachtig is het effect van een knuffel.

4. Minder kans op hartaandoeningen
Stress management coach en holistisch therapeut Catherine A. Connors zegt:

“Knuffelen verhoogt de oxytocinespiegel, wat een ‘bindingshormoon’ is - deze chemische reactie kan helpen de bloeddruk te verlagen, wat op zijn beurt het risico op hartaandoeningen vermindert.”

Je hart voelt zich beter en moet minder hart werken om de effecten van stress en ziekte af te weren. Je gezondheid vaart er wel bij.

5. Helpt je beter te slapen
Of je nu de hele nacht lepelt of gewoon 10 minuten met je partner knuffelt voordat je gaat slapen - het stimuleert je lichaam om oxytocine af te geven, waardoor je een band met je partner kunt krijgen en stress kunt verminderen. Minder stress is beter slapen. Zoals je in tip 27 al hebt geleerd is goed slapen je grootste bron van energie.

 Vandaag met de Corona maatregelen is het niet evident om iemand te knuffelen. Het is iets wat we allemaal wel missen. Geef die persoon die je nog wel mag knuffelen maar een extra dikke knuffel. Je vaart er beiden goed bij. 

Is dit een productiviteitstip die jij wel wil toepassen?

Tip #31: Beloon jezelf voor je belangrijkste prestatie van afgelopen maand

Feestvierende man met vuurwerk

Dit is de laatste tip in de lijst van 31. Ik kan alleen maar hopen dat jij veel van deze tips hebt toegepast en je er vandaag ook al de gevolgen van mag merken.

Is dat zo? Proficiat! Vandaag is het tijd om dat te vieren! Verwen jezelf, zet je lievelingsmuziek op en maak plezier!

Morgen is er een nieuwe maand en heb je weer 28 dagen om aan je productiviteit te werken en een verschil te maken in je eigen leven en in dat van anderen.

Een nog groter verschil maken in je productiviteit?

Schrijf je in voor de 'Productivity Essentials' de online training voor meer resultaat, meer omzet, meer tijd  en minder stress.



Tags

Taken, takenlijst, tijd


Misschien vind je dit ook leuk

Stel je doelen voor 2022
De verloren kunst van concentratie: Afgeleid zijn in een digitale wereld
{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>