Je agenda gebruik je om afspraken te noteren. Dat zijn we gewoon. Daar schuilt echter ook een gevaar in. Als jij de rest van de tijd in je agenda vrij laat, dan plan je geen tijd voor je taken.
Tijd in je agenda die jij niet invult kan snel ingevuld worden door iemand anders. Je werkt op dat moment dus aan de prioriteiten van iemand anders en je hebt geen controle meer over je tijd. Wil jij je bedrijf strategisch laten groeien, dan is het behouden van de controle over je tijd een heel belangrijk punt.
Dit is een zeer eenvoudige tip die veel (de meeste) mensen echter niet doen. Het kan zelfs elementair lijken, die tip. Laat je takenlijst en je agenda goede maatjes zijn.
Zet je taken op je agenda en zorg dat je tijd inplant voor je belangrijkste taken.
Je takenlijst en je agenda kunnen goede vrienden zijn
Je zet je taken op je takenlijst. Niet in je email, niet op een stukje papier of een Post-It.
Een takenlijst hebben is de eerste stap. Het is echter niet voldoende. Veel mensen werken hun takenlijst af maar ondervinden dat vergaderingen, onderbrekingen en het dagelijks leven op kantoor hen verhindert om hun belangrijkste taken af te werken.
Hier kan je agenda je takenlijst je agenda ondersteunen.
Om er zeker van te zijn dat je tijd hebt voor je belangrijkste taken, zet je ze op je agenda .
Hier zijn enkele tips om je taken op je agenda te zetten:
- Blokkeer je tijd – Als jij je tijd niet inplant, dan doet iemand anders het wel voor je. Kijk eens naar je agenda . Hij staat mogelijk vol met vergaderingen, evenementen en andere verplichtingen die ingepland zijn door iemand anders. Heb jij iets ingepland voor je eigen werk? Blokkeer je tijd voor iemand anders er mee aan de haal gaat.
- Plan je moeilijkste taken – Als jij je dag laat bepalen door de dagelijkse gebeurtenissen, dan ben je druk bezet. Je komt nooit toe aan je moeilijkste of meest belangrijke taken. Op het eind van de dag vraag jij je af: "Hoe komt het dat ik dat niet heb kunnen doen?" Reserveer tijd voor elk van je belangrijkste taken.
- Plan je dringende taken – De taak die precies op die dag moet worden uitgevoerd, zet die zeker op je agenda. Zo voorkom je dat je de dag zo vol propt dat er voor die noodzakelijke taak geen tijd meer is. Facturen maken en verzenden bijvoorbeeld. Wil je op tijd betaald worden, dan moet dat gebeuren. Reserveer er dan ook de nodige tijd voor.
Je agenda is niet je takenlijst
Er is nog een wezenlijk verschil tussen je agenda en je takenlijst. In je agenda voorzie je alleen de tijd die je nodig hebt om de taak uit te voeren. De omschrijving van wat je moet doen om de taak uit te voeren, dat zit in je takenlijst. Het is dus niet de bedoeling dat je er een dubbele administratie op na gaat houden.
Plan je taken
Neem nu direct 5 minuten de tijd om je belangrijkste taken op je agenda te zetten. Beknibbel niet op tijd, het zijn je belangrijkste taken. Voorzie voldoende tijd om ze uit te voeren.
Je agenda kan je helpen om aan je belangrijke taken toe te komen, zonder dat de dag er tussen kan komen.
Zorg er voor dat je taken vandaag in je agenda staan.