Outlook onderbreekt je productiviteit
Tot vier maal toe
Uit je concentratie gehaald worden is nefast voor je productiviteit. Outlook is een van die programma's die je concentratie onderbreken. Vind jij het ook zo vervelend om gestoord te worden als je geconcentreerd aan het werken bent? Lees in dit artikel hoe je de vier notificaties die Outlook klaar heeft staan uit te schakelen.
Laat jij Outlook je agenda bepalen?
Outlook is één van die programma’s die heel erg hun best doen om je storen bij het binnenkomen van een nieuw bericht. Op maar liefst vier manier maakt Outlook je dat duidelijk. Gelukkig kan je hier zelf iets aan doen. Dit is één manier om weer zelf controle te krijgen over je tijd.
Deze tips zijn in elke versie van Outlook toe te passen. De schermafbeelding en beschrijving in dit artikel zijn gemaakt voor Outlook 2010.
Laat de rust wederkeren
In Outlook 2010 vind je de opties voor inkomende mails terug onder het menu “File / Bestand”. Daar klik je op “Options / Opties”. Er opent nu een nieuw scherm. Aan de linkerkant zie je een menu met op de tweede plaats de keuze” mail”. Aan de rechterkant vind je onder “Message arrival / Ontvangst van bericht” volgende opties:
- Play a sound / Een geluid afspelen
- Briefly change the mouse pointer / Weergave van de muisaanwijzer kort wijzigen
- Show an envelope icon in the taskbar / Een pictogram van een envelop weergeven op de taakbalk
- Display a Desktop Alert / Een waarschuwing op het bureaublad weergeven
Uiteraard is de aanbeveling om elk van deze vier stoorzenders uit te schakelen. Dit om je concentratie en focus tijdens het werken te behouden. Bij elke onderbreking zou je immers 12 minuten nodig hebben om weer tot hetzelfde punt van concentratie en focus te komen. Bij gemiddeld 4 onderbrekingen per uur, komt dat neer op 48 minuten.
Wat doe jij?
Werk jij met Outlook? Zet jij de de notificaties ook uit? Of vind jij niet dat ze je storen bij het uitvoeren van je taken?
Alle notificaties staan aan.
Outlook open ik aan het begin van de ochtend, ik spit de mailbox door, beantwoord urgente mailtjes en sluit dan weer af.
In de middag herhaald dit ritueel zich.
Geen afleidingen dus van de Outlook….
Monique,
Hartelijk dank voor deze bijdrage. De manier waarop jij het doet is inderdaad ook een hele goede. Je mail maar een paar keer per dag openen kan je geweldig veel tijd besparen.
Ik zet mijn notificaties ook uit, dat werkt prettiger en rustiger.
Wendy, inderdaad, dat werkt veel beter. Combineer je dit ook met een timer of zo? Dat geeft je focus en concentratie een nog grotere boost.