Waarom is communicatie zo belangrijk?
Communicatie is noodzakelijk om van een groep mensen die samenwerken een team te maken. Goede communicatie zorgt immers voor een wederzijds begrip en respect voor elkaar binnen het team.
Communicatie gaat binnen een team in verschillende richtingen:
- Van het team naar de manager – Dit kan gaan over rapportering van de huidige stand van zaken, over mededelingen van het team naar de manager, het melden van problemen of het vragen naar hulp.
- Van de manager naar het team – De manager kan taken delegeren naar het team of naar individuele leden van het team, hij kan mededelingen doen naar het team, al dan niet positief.
- Tussen leden van het team – Dit gaat over communicaties over taken, vragen om hulp of informatie bij een bepaalde taak.
Dat zijn, een deel van, de formele communicaties. Naast dit formele stuk is er ook een informeel stuk, dat deel uit maakt van de werkcultuur. Je vraagt ook al eens naar iets uit het privéleven van een ander teamlid, of spreekt over je eigen privéleven.
Al deze communicaties samen zorgen ervoor dat teamleden elkaar en hun management beter leren kennen en begrijpen, als collega en als mens. Op deze manier kan je de verschillende delen samenvoegen tot een geheel, zo vorm je van medewerkers een team.
Betere communicatie in je team
Je hebt dus alle reden om de communicatie binnen het team te verbeteren. Communicatie is meer dan alleen maar persoonlijke gesprekken, hoewel je deze zeker niet mag negeren. Individuele stijlen en projecten vragen een verschillende communicatiestijl. Hier zijn alvast 7 tips om de communicatie binnen je team te verbeteren. Dit is nog maar het begin. Wees zelf creatief in het bedenken van oplossingen:
- Open-deur beleid: Zorg voor een open communicatiecultuur binnen je team, en liefst binnen het bedrijf. Deze cultuur kan je kweken door bereikbaar te zijn, echt te luisteren naar de teamleden en rekening te houden met de inhoud van de communicatie. Het is echter ook aan te raden de deur af en toe ook even te sluiten, om je werk gedaan te krijgen.
- Feedback in 2 richtingen – Feedback, de letterlijke betekenis is terug voeden. Voeden is synoniem voor groeien. Feedback is dus een tool om de persoon aan wie je deze feedback geeft te laten groeien. Wanneer dit in twee richtingen loopt, kan iedereen groeien en is het team tot meer in staat. Het is erg krachtig wanneer je als manager de feedback van je team serieus neemt.
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden – Wanneer je precies weet wat je eigen verantwoordelijkheden zijn, en deze van de overige teamleden, kan communicatie efficiënter verlopen. De communicatie naar een bepaald teamlid is in functie van de verantwoordelijkheden. Dit gaat overigens ook op voor de manager, deze maakt ook deel uit van het team en draagt specifieke verantwoordelijkheden. Onduidelijke en foutieve communicaties liggen vaak aan de basis van veel misverstanden en zelfs problemen.
- Zet elkaar aan tot goede communicatie – Niet iedereen heeft dezelfde set communicatievaardigheden ontwikkeld. Daarom kan het voorvallen dat een communicatie niet duidelijk is, of zelfs verkeerde interpretaties toelaat. Help je teamleden om deze communicaties te verbeteren, en sta zelf ook open voor suggesties. Een goede communicatie is de verantwoordelijkheid van het hele team.
- Het volledige plaatje – Je voorkomt giswerk en roddels door alle informatie te delen. Mensen hebben altijd de neiging om ontbrekende stukken zelf te gaan invullen. Vaak zijn die invullingen niet gevoed met correcte informatie, en de basis voor misverstanden en foute communicatie is gelegd. Laat in je communicaties daarom zo weinig mogelijk ruimte tot interpretatie door zoveel mogelijk feiten te geven.
- Geschreven afspraken – Is er mondeling iets afgesproken? Zorg dan dat je dit ook in geschreven vorm verdeeld. Hiermee voorkom je dat er achteraf onenigheid ontstaat over wat er precies werd gecommuniceerd. Of dit nu een verslag is of een e-mail, dat is niet belangrijk. Afspraken noteren om er achteraf op te kunnen terugvallen, dat spaart een mogelijk dispuut tussen teamleden onderling, of met de manager.
- Vergader regelmatig – Regelmatig vergaderen is ook regelmatig polsen naar wat er in het team leeft. Dat wil zeggen dat naast de formele vergaderingen ook informele momenten belangrijk zijn. Momenten waarop iedereen in het team kan en mag zeggen wat moet gezegd worden. Als elk teamlid in de vergaderingen de kans krijgt zijn idee te geven, en ook weet dat er met dit idee rekening zal worden gehouden, is er een hechtere band tussen de teamleden.
Team communicatie is efficiënt werken
Het is duidelijk, een team waar de communicatie goed zit, is een efficiënter team met een hechter teamgevoel. Een team komt niet zomaar op dat punt, er is eerst veel werk nodig, en vooral vertrouwen.
Stel jezelf bereikbaar op en benader andere teamleden op een positieve manier, dan zullen zij hetzelfde doen. Dat is de eerste stap naar een goede communicatie in een efficiënt team.
Wat kan jij vandaag nog doen om de communicatie binnen je team te verbeteren? Laat het weten in de reacties hieronder!
Wat doe je als de cultuur (in een offshore develop omgeving) er eentje is van de anderen zwijgen als de baas (kan project manager, product manager, product owner, … zijn) praat. Hoe doorbreek je deze communicatie onvriendelijke omgeving?
Mark,
Hartelijk dank voor je reactie. Dit is een zeer waardevolle vraag.
Het antwoord op je vraag is redelijk uitgebreid. Het gaat hem in eerste instantie, zoals je zelf aangeeft, over de cultuur die er heerst. Dit is extra van toepassing als het gaat om offshore contacten.
Het eerste wat ik altijd adviseer is om communicatieproblemen bespreekbaar te maken. Even toetsen naar de meningen aan de andere kant. Een communicatieprobleem is heel vaak een kwestie van perceptie. Het bespreekbaar maken lost vaak al veel op doordat beide partijen elkaar tegemoet komen.
Wanneer mensen zich wegsteken in een communicatie, dan zijn ook hier meerdere mogelijke oorzaken. In een offshore team beheerst niet altijd iedereen de taal waarin de teams communiceren. Vaak is dit in het Engels of het Frans. Wanneer dit niet de moedertaal is van de offshore partij kan dit moeilijk liggen. In dit geval helpen alleen taalopleidingen, of de hulp van andere teamleden om te vertalen. Dit laatste is uiteraard verre van efficiënt.
Een tweede mogelijkheid is dat mensen niet direct reageren omdat ze meer introvert zijn. In communicaties met groepen lijkt het vaak dat meer extroverte mensen de rest overklassen. Dit is zeer eenvoudig op te lossen door iedereen in het team tijd te geven om te antwoorden. Het enige verschil tussen introverte en extroverte mensen is dat de laatsten hardop denken, waar de eerste een inwendig denkproces doorlopen voor ze iets zeggen. De meningen van beiden zijn even waardevol. Daarom is het goed om iedereen tijd te geven om te reageren. Het helpt ook om door te blijven vragen als informatie niet in één keer komt.
Het team heeft er altijd baat bij als de baas het team om feedback vraagt, hen betrekt in de communicatie in plaats van deze over te nemen en te spreken in plaats van het team. Daarvoor is vertrouwen en respect voor iedereen in het team nodig.
Heel veel succes, jij hebt duidelijk oog voor de waarde van goede communicatie tussen teamleden, ook over landsgrenzen heen.
Peter