Te laat komen is een keuze - Peter-Willekens

Te laat komen is een keuze

te laat

Image by [stockimages] / FreeDigitalPhotos.net

De vergadering moest 10 minuten geleden al beginnen. Er zijn echter nog een paar belangrijke spelers die er nog niet zijn. De aanwezigen vullen de tijd op met lichte conversaties, of met punten die niet in deze vergadering thuis horen. Nog eens 5 minuten later is iedereen er en kan de vergadering beginnen. Uiteraard loopt de vergadering uit…

De rest van de dag kom je steevast te laat in andere vergaderingen. ’s Avonds is het dan ook nog even stressen om gedaan te krijgen wat gedurende de dag had moeten gebeuren. De laatste vergadering is echter te laat begonnen, en is ook uitgelopen. Nu moet je nog even doorwerken voor je klaar bent voor vandaag.

Is dit een herkenbare situatie? Ik heb ze zelf veelvuldig meegemaakt. Zie jij dan ook dat het vaak dezelfde mensen zijn die te laat toekomen voor een vergadering? Misschien ben jij er wel één van. Kom jij regelmatig te laat op vergaderingen? Wat is daar de oorzaak van? En welk excuus gebruik je?

Regelmatig te laat komen is geen excuus, het is een (onbewuste) keuze. Je wil te laat komen. Ook al weet je dat je daardoor de dag van elke aanwezige bij voorbaat in de war stuurt. Om dan nog niet te spreken over het imago dat je krijgt als je steeds te laat bent.

Laten we eens kijken naar oorzaken van te laat komen en naar mogelijke oplossingen

Oorzaken van te laat komen

Iemand die altijd te laat komt maakt een keuze. De oorzaak is of technisch, of  psychologisch. Als je steeds te laat komt kan dit een technisch probleem zijn. Je weet niet hoe lang je nodig hebt voor je vervoer, of voor standaard taken. Doordat je deze consequent fout schat, kom je ook consequent te laat. Er kan echter ook een psychologische oorzaak zijn.

  1. Weerstand – Dit gevoel kan zijn oorsprong vinden in je jeugd. Je hebt er een probleem mee dat iemand anders zegt wat je moet doen. Je wil weerwerk bieden in plaats van zomaar te volgen. Of misschien wil je laten zien wie de baas is.
  2. Crisis opwekken – Als jij iemand bent die druk nodig heeft om te presteren, dan is te laat op een vergadering komen de goede manier om die druk op te werken. Je bent al te laat als je vertrekt, dat op zich is je motivatie om te laat te komen.
  3. Angst – De angst om tijd te verliezen, om niets te doen kan je te laat laten komen. Het idee van 10 minuten niets te doen is voor sommige mensen beangstigend. De eenvoudige reden hiervoor is dat ze het niet gewoon zijn. Herken jij jezelf hierin? Ga dan eens voor jezelf na hoe vaak jij niets doet. Is dat echt nooit, dan kan dat een oorzaak zijn van te laat komen.

Oplossingen voor te laat komen

  1. Angst – Als jij je herkent in de angst om niets te doen, zorg dan dat je op tijd bent, liefst zelf 10 tot 15 minuten te vroeg. In deze tijd kan je nu iets waardevol doen. Een telefoontje plegen dat je al lang uitstelt. Je agenda bijwerken of je takenlijst actualiseren. Dit zorgt ervoor dat je deze tijd niet meer als verloren beschouwt, en je bent toch op tijd.
  2. Op tijd vertrekken – Reken jij de tijd die je nodig hebt om op de plaats van afspraak te komen mee? Er is natuurlijk een verschil of je naar de andere kant van de stad moet, of naar een zaal verderop in de gang. In het eerste geval moet je rekening houden met het verkeer, het weer en de afstand. In het tweede geval moet je zorgen dat je taken afgerond zijn, zodat je op tijd in de vergadering zit. Wil je nog iets te drinken gaan halen voor de vergadering? Reken dan ook deze tijd mee.
  3. Geen aaneensluitende vergaderingen – Aaneensluitende vergaderingen maken vorig punt onmogelijk. Zelfs als je vergadering in dezelfde zaal doorgaat is er tijd nodig om een pauze te nemen, om deelnemers aan de vergadering te laten wisselen. Als je naar een andere vergaderzaal moet lopen, dan heb je daar tijd voor nodig. Aaneensluitende vergaderingen zijn een zekere formule om te laat te komen.
  4. Op tijd starten – Start je vergadering altijd op tijd. Zelfs als een belangrijke deelnemer er nog niet is. Dit geeft in elk geval een duidelijk signaal voor de volgende vergadering die jij plant. Bovendien is het beter de tijd te respecteren van wie op tijd is, dan van wie te laat is.
  5. Stop op tijd – Zelfs als je daarna niet naar een andere vergadering moet en geen andere afspraken hebt. Op tijd stoppen is ook weer respect tonen voor de tijd van de aanwezigen. Het is ook een manier om te voorkomen dat je vergaderingen telkens langer gaan duren, uit gewoonte. Is er iemand die op het einde nog wil doorgaan op een onderwerp, boek dan een aparte vergadering in. Doe dit ook voor punten die nog niet aan bod zijn gekomen of wanneer andere mensen nodig zijn om een vergaderpunt uit te werken.
  6. Eigenwaarde voorop stellen – Zie op tijd komen als een uiting van je eigenwaarde. Jij hebt je zaakjes onder controle en kan daardoor op tijd komen. Jij bent een meester in time management.

Te laat komen is niet voor mij

Als te laat komen een keuze is, dan is op tijd komen dat ook. Neem de beslissing om vanaf nu niet meer te laat te komen. Loop je hier toch nog tegenaan, ga dan voor jezelf na waarom je zo vaak te laat komt.

Wil ook jij meer waardering krijgen van je manager, je collega’s of klanten? Of wil jij die persoon zijn waarvan men weet dat die te laat komt? Welke keuze maak jij? Laat je opmerking achter onder dit bericht.

[related_post themes="flat"]

Peter Willekens

Bedenker van de Productivity Boost Day en De Time Management Reis. Trainer en coach voor de KMO manager die meer uit zijn bedrijf en leven wil halen. Wil jij ook productiever werken met meer focus en tijd? Meer werken AAN in plaats van IN je bedrijf? Dan ben je aan het juiste adres.

  • Ilse schreef:

    Ik vind te laat komen op vergaderingen vreselijk. Daarom plan ik mijn vergaderingen ook ruim genoeg bv. als ik denk 20 min nodig te hebben dan plan ik 30 minuten in. Dan heb ik na een meeting ook nog tijd om enkele punten te kunnen neerschrijven die belangrijk zijn.
    Om te zorgen dat mijn mede-collega’s op tijd komen sta ik zelf tijdig recht en ‘haal’ hardnekkige boosdoeners even op om samen naar het vergaderlokaal te wandelen.
    En ja, op tijd beginnen ook al zijn ‘belangrijke’ mensen nog niet aanwezig is een belangrijke tip. Mijn tijd is ook kostbaar dus die ga ik niet verspillen!
    Heeft iemand misschien tips voor mij?

    • admin schreef:

      Ilse,

      Goed gezien om de mensen die je nodig hebt op te halen.

      Wat kan je nog doen om een vergadering op tijd te laten beginnen?
      Dit is afhankelijk van de bedrijfscultuur. Hier zijn een paar mogelijkheden:
      – Je kan per mail een reminder sturen bijvoorbeeld 30 minuten voor de start van de vergadering.
      – Sluit de deur als de vergadering start, en begin.
      – Hang een briefje op de deur hangen met het begin uur van de vergadering.
      – In de vergaderzaal een te-laat-pot zetten, wie te laat is betaald bijvoorbeeld 1 euro.

      Veel succes,
      Peter

  • Peter Willekens schreef:

    Bij Feyenoord hebben ze zo hun eigen manier om laatkomers aan te pakken 🙂
    http://bit.ly/1DliuPV

  • >