Organiseren met het principe van 7 - Agema Coaching

Organiseren, het principe van 7

Man legt puzzelstuk
Afbeelding van folders op een pc

Neen, 7 is geen magisch getal. Het is wel gebleken uit onderzoeken dat ons kortetermijngeheugen het best 7 dingen kan onthouden. Zie ook de uitleg op Wikipedia over het kortetermijngeheugen. (Link naar Engelstalig artikel). Dit kan ons helpen bij het organiseren en in ‘slimmer werken’.

Structuren

Bijvoorbeeld bij het opzetten van structuren. Dat kan een folderstructuur zijn, een labelstructuur, categorieën, …. Door dit in 7 stappen te doen vinden we dingen het makkelijkst en snelst terug.

Waarom organiseren met maar 7 folders?

Het is gelukkig niet zo dat je nu beperkt bent tot 7 in totaal, de beperking is per niveau. Wat wil dat nu zeggen naar bijvoorbeeld folders toe? Je kan op het eerste niveau 7 folders aanmaken met een onderverdeling op hoog niveau. In elk van deze 7 folders kan je dan weer 7 folders onderbrengen. Je hebt nu met 2 niveaus al 49 (7*7) folders ter beschikking. Is dit niet voldoende? Je kan in elk van deze folders uiteraard weer 7 folders aanmaken. Doe je dit tot maximaal 7 niveaus diep. Dan heb je in totaal 823.543 folders ter beschikking. Dit zou ruimschoots voldoende moeten zijn om al je documenten en bestanden overzichtelijk te organiseren.

Uiteraard kan dit ook toegepast worden op labels, categorieën of alle andere structuren waar je mee werkt. Zelf pas ik het systeem van 7 toe voor het opslaan van bestanden, voor de mappen of labels in mijn mails en zelfs voor het aantal labels in Evernote.

Zie je een mogelijkheid om dit toe te passen? Wat ga jij doen met de structuur van 7 om dingen eenvoudiger en sneller terug te vinden? Deel het hieronder en leer ook van anderen wat je hier allemaal mee kan doen.

Peter Willekens

Bedenker van de Productivity Boost Day en De Time Management Reis. Trainer en coach voor de KMO manager die meer uit zijn bedrijf en leven wil halen. Wil jij ook productiever werken met meer focus en tijd? Meer werken AAN in plaats van IN je bedrijf? Dan ben je aan het juiste adres.

  • Chris schreef:

    Hier begint het al. Ben reeds jaren fout bezig. Ga morgen eens beginnen met dit uit te proberen. Laat je wel iets weten. Dankje

  • >