Ook moe van het online vergaderen?

0  comments

Weet jij wat Zoombies zijn? En wat heeft het te maken met online vergaderen? Misschien ben je er zelf wel eentje? Wat is het? Wat doe je er tegen? Ik kwam deze term tegen en het intrigeerde me.

 Zoombies zijn die mensen die het video-bellen, of dat nu met Zoom is of met een andere toepassing, beu zijn. Het vraagt teveel van hun energie, zodat ze op het eind van de dag er als een zombie bij zitten. Allemaal door teveel Zoom meetings.

De rek is eruit

Na meer dan een jaar is de rek er echt wel uit. Ik zie meer berichten dat mensen naar een burn-out  gaan. Dat ze het video-bellen beu zijn. En dat raakt me. Want dat is geen gezonde situatie.

Werknemers zijn het online vergaderen beu. Hebben genoeg van het geïsoleerd zitten Naast deze werknemers hebben ook de jongeren er genoeg van. Zij krijgen meer en meer mentale klachten. Vermoeidheid, vergeetachtigheid en slapeloosheid zijn symptomen waar Zoombies mee te maken krijgen. Ik las zelfs een artikel dat de CEO van Zoom, zoom-moe is.

Jezelf beschermen

Wat kan je daar nu tegen doen? Hoe voorkom je dat je van ’s morgens tot ’s avonds aan het scherm gekluisterd zit in een eindeloze stroom van online vergaderen?

  1. Vergaderingen van 30 minuten in plaats van 60
    Vergaderingen duren standaard 60 minuten in veel bedrijven. Een business-coach zei me afgelopen week nog: Vergaderingen duren zolang je ze tijd geeft. En dat klopt helemaal! Beleg eens een vergadering van 30 minuten in plaats van een uur. Ik vermoed dat de vergadering een stuk meer gefocust zal verlopen en op 30 minuten ook echt klaar kan zijn. Korte vergaderingen vragen maar een korte periode van aandacht. Dat is minder vermoeiend. Dat verklaart het succes van bijvoorbeeld de Pomodoro techniek.
  2. Vermijd opeenvolgende vergaderingen
    Op kantoor moest je vaak van vergaderzaal naar vergaderzaal verhuizen. Daar zat telkens een kleine verplaatsing tussen. Iedereen had er begrip voor als je uit een andere vergadering kwam dat je er nog niet was. Als je in vergadering zit tot 10u kan je nooit in een andere vergaderzaal zijn om 10u. Online is dat helemaal anders. Er is geen verplaatsing meer. We blijven meerdere uren na elkaar zitten. Achter hetzelfde scherm en op dezelfde stoel. Bovendien verwacht iedereen vandaag dat je de vergadering tot 10u tijd afsluit en ten laatste op 10u01 bij de volgende vergadering bent. Dat is niet vol te houden op lange termijn, vandaar de klachten die we vandaag in de media terugvinden. Laat vergaderingen dus niet op elkaar aansluiten. Geef mensen de kans om even de benen te strekken.
  3. Meer pauze voor meer productiviteit
    Ook hier haal ik graag de Pomodoro techniek aan. In die techniek zijn er veel pauzes. Toch bewijst de techniek dat meer pauze hand in hand gaat met een hogere productiviteit. Met vergaderingen is het net zo. Het is vaak, niet altijd, mogelijk vergaderingen te beperken tot 30 minuten. Voorzie meer pauze in lange vergaderingen. Dit komt de productiviteit ten goede.
  4. Een duidelijke agenda
    Een duidelijke agenda voor de vergadering was, en zal ook zijn, belangrijk bij live vergaderingen. Er is geen reden dat een online vergadering geen duidelijke agenda moet hebben. Die agenda zorgt er mee voor dat je on-topic blijft. Dat komt de kortere duur van de vergadering alleen maar ten goede.
  5. Overweeg of een vergadering nodig is
    Een vergadering is niet altijd nodig. Zeker in het online gebeuren is het nog belangrijker om goed de overweging te maken of de vergadering niet kan vervangen worden door een mail of een document. Een vergadering om alleen de status van projecten mee te delen kan perfect vervangen worden door een presentatie bijvoorbeeld. Als de ontvangers veel vragen hebben kan er nog altijd een korte vergadering volgen. Ze hebben dan op zijn minst de status al meegekregen. Als je één vraag hebt voor één persoon, zet deze dan even op mail als je niet het gevoel hebt dat een overleg nodig is. Dit zijn maar een paar voorbeelden. Kijk in je eigen werking of een vergadering altijd nodig is. Elke vergadering die niet plaatsheeft is efficiënt tegen de Zoom-vermoeidheid.
  6. Beperk het publiek
    Dit sluit aan op het vorige punt doordat niet iedereen in de vergadering hoeft te zitten. Sommige mensen kan je ook via een verslag op de hoogte houden. In de vergadering zelf nodig je alleen die mensen uit die mee moeten beslissen. Zijn er mensen van wie je informatie nodig hebt? Waarom deze informatie niet op voorhand opvragen per mail of via een persoonlijk bericht? Veel mensen in een vergadering is extra vermoeiend. De aandacht moet verdeeld worden en er zijn mensen die hun micro vergeten uit te zetten.
  7. Varieer de manieren van vergaderen
    Is een video-gesprek echt nodig? Of kan je ook eens gewoon bellen? In het tweede geval kan je dat ook al wandelend doen. En waarom niet met de andere persoon afspreken dat jullie beiden even naar buiten gaan? Zo ben je al met twee die eens iets anders doen dan video-bellen aan datzelfde scherm en op diezelfde stoel.

Variatie werkt tegen vermoeidheid

Deze tips kunnen helpen tegen de vermoeidheid bij online vergaderen. Dan moeten we misschien iets minder in de media horen dat mensen het online bellen niet meer aankunnen. Samen kunnen we het allemaal een stuk minder vermoeiend en een stukje aangenamer maken.

Want online vergaderen heeft ook zijn voordelen.

En nu is het aan jou!

Doe jij mee en nodig je vandaag iemand uit om wandelend te bellen? Op de klassieke manier, zonder beeld?

Tags


Misschien vind je dit ook leuk

Stel je doelen voor 2022
De verloren kunst van concentratie: Afgeleid zijn in een digitale wereld
{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>