Is je Time Management systeem te groot? - Peter-Willekens

Is je Time Management systeem te groot?

vraatzuchtOm je Time Management efficiënt te laten werken, te laten renderen zeg maar, heb je een systeem nodig. Als dit systeem niet volledig is heeft dit zijn weerslag op je productiviteit. In de vorige twee artikels ging het al over lekken in je systeem en over een systeem dat blijft groeien.

Vandaag kijken we naar de symptomen en de oplossingen wanneer je systeem al te groot is. Wanneer je systeem te lijden heeft onder vraatzucht zal het al snel te groot worden om nog efficiënt te zijn. Vraatzucht is het derde van de drie gevolgen van een onvolledig of incorrect Time Management systeem.

Dit zijn ze alle drie

  1. Lekken
  2. Indringers
  3. Vraatzucht

Wat doet vraatzucht met je Time Management systeem?

Wanneer je systeem te groot is heb je zoveel tools, of een te hoge complexiteit in je systeem zitten om nog van een efficiënt systeem te spreken. Je kan op een aantal manieren een te groot systeem hebben:

  1. Teveel tools – Wanneer je teveel tools hebt is het niet meer duidelijk welke tool, gadget of applicatie je gebruikt om een bepaalde taak uit te voeren. Je kan een tool hebben om je taken te beheren, maar je kan dit ook over meerdere tools spreiden.
  2. Te complex – Je hebt in dit geval niet noodzakelijk te veel tools. Een te hoge complexiteit, omdat je misschien teveel wil doen met je tools, is even schadelijk voor je efficiëntie. Om terug te komen op een tool om je taken te beheren. Het is al voldoende als je met deze tool je taken kan opslaan met een inschatting en een deadline, mogelijk nog met een context. Je kan echter ook een tool gebruiken waarmee je voor elke taak real-time statistieken kan trekken en hier analytische functies op loslaat.
  3. Verkeerde tools – Applicaties blijven ontwikkelen en ze krijgen steeds meer en meer functionaliteiten. Neem bijvoorbeeld Microsoft Word. Initieel ontstaan als tekstverwerker, en dat is het nog steeds. Alleen kan je er zoveel meer mee. Ga je nu Word gebruiken om grafische publicaties te ontwerpen, dan zal dit wel lukken. Alleen zijn er dan tools die hier beter voor geschikt zijn en die taak efficiënter aankunnen. Het is dus belangrijk steeds de juiste tool te kiezen. Ook al ontwikkeld je huidige tool zich verder en verder, kijk of er een tool is die zich specialiseert in wat jij wil doen.

Je ziet in de bovenstaande gevallen gelijk dat meer tools, of complexere tools niet nodig zijn voor het doel dat ze dienen. Persoonlijk verkies ik er nog altijd voor om een mindmap op papier te maken als ik een nieuw bericht schrijf voor deze blog. Als het voor een project is gebruik ik graag een zeer eenvoudige tool: Mindmup.

Waarom je systeem te groot is geworden?

Is je systeem te groot geworden om er vlot mee te kunnen werken? Dan is de kans groot dat jij geen duidelijke grenzen hebt gesteld aan je systeem. De definitie van je systeem kan scherper.

Doordat de complexiteit toeneemt, ontstaan er wrijvingen en stress.

Hoe je vraatzucht in je Time Management systeem kan voorkomen

  1. De eenvoudigste oplossing – Maak je systeem niet moeilijker dan nodig. Houd er rekening mee dat telkens je kiest voor een oplossing met een hogeren complexiteit, je ook met een hogere leercurve zit. Een hogere leercurve vraagt meer tijd om met je tool te leren werken, terwijl die tool je meer tijd zou moeten geven om aan je taken te werken.
  2. Duidelijke grenzen – Stel duidelijke grenzen op voor je systeem. Omschrijf duidelijk wat in je systeem mag zitten en wat niet, hoe je een app of gadget in je systeem vervangt en wanneer je beslist een upgrade te doen. Wanneer deze grenzen duidelijk zijn, is de kans op vraatzucht zo goed als onbestaande.
  3. Blijf bij 1 – Voor 1 doel heb je 1 tool of gadget. Je contacten kan je opslaan in de contacten van je mailprogramma, en in je CRM systeem en in een XL lijst, … Telkens er iets veranderd moet je in elk van deze plaatsen de wijziging gaan doorvoeren. Hierdoor verhoog je het risico op fouten. Sla je contacten op één locatie op, zodat je steeds de correcte gegevens gebruikt. En dit gaat op voor elk onderdeel van je Time Management systeem. Zodra je meerdere tools of gadgets hebt voor één doel is het tijd om te gaan elimineren.
  4. Te grote systemen vermijden – Deze is evident, blijf ver weg van systemen waar teveel bewegende onderdelen aan zitten. Blijf bij wat werkt en ga niet automatisch voor elke update van je tools of gadgets omdat er nieuwe functionaliteiten aan zitten. Bekijk eerst grondig wat er aan is toegevoegd, en beslis dan of jij dit nodig hebt.

Wat denk jij van je eigen Time Management systeem na het lezen van dit artikel? Is het te groot? Kan je het vereenvoudigen? Laat het weten in de reacties onder dit bericht.

[related_post themes="flat"]

Peter Willekens

Bedenker van de Productivity Boost Day en De Time Management Reis. Trainer en coach voor de KMO manager die meer uit zijn bedrijf en leven wil halen. Wil jij ook productiever werken met meer focus en tijd? Meer werken AAN in plaats van IN je bedrijf? Dan ben je aan het juiste adres.

  • Ellen schreef:

    Mijn systeem is fysiek te groot. Ik ben niet in het bezit van een smartphone of tablet en gebruik een filofax in A5-formaat. Ik heb een tijd een kleiner model geprobeerd maar dat was praktisch dan weer te klein om handig te gebruiken. Een A5-agenda in een handtas steken is moeilijk…

    • Peter Willekens schreef:

      Beste Ellen,

      Als je wil vasthouden aan je filofax, dan kan je overwegen een kleiner notitieboekje met je mee te nemen voor onderweg.

      Zorg er voor dat je in dit geval ook tijd voorziet om wat je in dat kleine boekje hebt genoteerd over te zetten in je filofax.

      Ja, het is meer werk. Je zorgt er echter ook voor dat je steeds iets kan noteren, en bovendien is het overzetten in je filofax een uitgelezen moment om wat je overzet nog eens goed te evalueren.

      Nog vragen? Laat het me gerust weten!
      Peter

      • Ellen schreef:

        Dag Peter,

        dat notitieboekje heb ik 😉 maar het lastige is dan weer het agenda-gedeelte…ik noteer het in mijn notitieboekje maar dan moet ik vaak een afspraak bevestigen omdat ik dan moet zeggen…”normaal wel maar ik heb mijn agenda niet bij”… Ik had een mini-agenda maar dat dan weer elke keer overnemen was lastiger dan telkens te moeten bevestigen of afzeggen.

        Groetjes,
        Ellen

  • >