november 12

Het Nieuwe Werken een inleiding

0  comments

Vergadertafel op strand
David Castillo Dominici @ freedigitalphotos.net

Het Nieuwe Werken vandaag

Het Nieuwe Werken is al niet zo nieuw meer. In 2005 al heeft de Vlaamse regering principes van Het Nieuwe Werken gepubliceerd. Sinds 2013 vind het zijn ingang in het beleid van de Vlaamse regering. In Nederland is Het Nieuwe Werken al meer doorgedrongen bij de overheid en grote ondernemingen.

Kleine ondernemingen en zelfstandigen werken ook steeds meer op de manier van Het Nieuwe Werken. Deze manier van werken dat de professional zich op een heel andere manier moet organiseren. Wat is dat nu precies, Het Nieuwe Werken precies?

Voordelen

Het is dankzij de digitale ontwikkelingen dat Het Nieuwe Werken mogelijk is geworden en dat we plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Bij het invoeren van Het Nieuwe Werken werd in eerste instantie beoogd om minder oppervlakte te gebruiken, werkplekken in te richten waar ze voor gebruikt worden, afvalvermindering te verkrijgen en duurzaamheid te bevorderen door minder CO2 uitstoot. Doordat het mogelijk is om van thuis uit te werken, of vanuit zogenoemde satellietkantoren kan de werknemer zelf zijn uren bepalen. Dit nog los van het gegeven dat veel mensen veel tijd sparen door niet in de file te staan.

Anders denken

Er is bij Het Nieuwe Werken een verschuiving van controleerbare aanwezigheid naar prestaties, flexibiliteit, initiatief en verantwoordelijkheid. Dit vraagt niet alleen een aanpassing van de werknemer, maar ook van HR en IT. HR gaat werknemers op een heel andere manier evalueren, de groeikansen van werknemers zijn ook anders, net als de inhoud van de managementfuncties. IT heeft de verantwoordelijkheid om de werkplekken uit te rusten met niet alleen een bekabeld netwerk, maar ook een draadloze toegang tot het netwerk, de WLAN. De opslagcapaciteiten zijn ook gevoelig groter. Er is meer gedigitaliseerd bij Het Nieuwe Werken. Het voordeel hiervan is dan weer dat er minder kasten nodig zijn.

Clean Desk

Bij Het Nieuwe Werken is er geen sprake meer van een vaste werkplaats. Je weet dus niet aan welk bureau je volgende keer zal zitten. Daardoor kan je ook niets op het bureau laten liggen. Je moet het bureau leeg achterlaten bij het afsluiten van de werkdag. Het is duidelijk dat er een groot verschil is in deze manier van werken tegenover hoe het vroeger was. Je paperwerk is net als jij, niet meer gebonden aan een vaste plaats.

Organiseren in Het Nieuwe Werken

Vandaag staan er vergaderingen op je agenda, dus werk je vanuit het hoofdbureau. Morgen echter heb je tijd vrij gehouden voor je administratie, dat kan ook vanuit het lokale kantoor, dichter bij huis. Dat scheelt weer in reistijd. Of misschien werk je een aantal dagen per week van thuis uit. Het is duidelijk dat je op verschillende plaatsen je gegevens en je computer nodig hebt.

Locker of trolley?

Flexplekken en Het Nieuwe Werken gaan hand in hand. Jij moet echter wel ergens je spullen kunnen opbergen, ze kunnen immers niet op of aan het bureau blijven liggen.

Indien je elke dag vanuit hetzelfde kantoor werkt, maar niet op een vaste plaats, dan kan een locker handig zijn. Op het eind van de dag stop je laptop en documenten in de locker. De ochtend erop haal je ze hier weer uit, zoekt een plaats en gaat aan het werk. Dat is de eenvoudigste vorm van Het Nieuwe Werken.

Als je echter de dag erop van thuis uit werkt, of vanuit een andere vestiging, misschien wel vanuit een gemeenschappelijke werkplek, dan is bovenstaande geen goede optie. Bij deze manier van werken is het belangrijk dat je mobiel bent. In plaats van in een locker, kan je een trolley gebruiken. Het hoeft uiteraard geen trolley te zijn, elke vorm van tas of rugzak kan hier dienen. Verlies echter de ergonomie niet uit het oog. Het Nieuwe Werken heeft niet als doel meer mensen met rugklachten op te zadelen.

In de locker, maar vooral in de trolley, kan een beperkte hoeveelheid materiaal. Hier ga je dus belangrijke keuzes moeten maken over wat wel en wat niet mee kan.

Workflow

Als je begint met Het Nieuwe Werken, maar ook als je al even bezig bent, zijn er altijd spullen om over te beslissen, gaan ze mee of niet.

Dossiers, contracten, naslagwerk, … Veel van deze dingen kunnen gedigitaliseerd worden. Dat scheelt in hoeveelheid die wel moet worden bijgehouden.

Met onderstaande workflow kan je hier vlot doorgaan. Zo hoef je niet teveel tijd te besteden aan ordenen van je materiaal. Als je begint maak je alle lades, kasten en ook je bureau leeg en legt alles op stapeltjes. Als je al even bezig bent met Het Nieuwe Werken leg je op een stapel waar je over moet beslissen. Als je …

Het Nieuwe Werken - Cloud applicaties
pakorn@FreeDigitalPhotos.net
  1. het moet doen en het kan binnen 3 minuten: Doe het meteen. Er meer mee doen zal waarschijnlijk langer duren dan 3 minuten.
  2. het moet doen en het kan niet binnen 3 minuten: Leg het op de stapel ‘Actie’ en zet het in je planning.
  3. het wel moet doen, maar nu niet: Leg het dan op de stapel ‘Archief’ en zet een item op je ToDo lijst. Zet deze items ook in je planning.
  4. het niet zelf kan doen: Leg het op de stapel ‘Delegeren’ en voorzie het van een post-it met de naam van diegene die het kan doen.
  5. het moet bijhouden omdat het relevant is voor wat je doet. Kijk in dit geval even of je over een digitale versie beschikt, het papieren document mag dan weg. In het andere geval kijk je of het loont om het papieren document te digitaliseren.
  6. het moet bijhouden voor het team. Ook hier kijk je of je het kan omzetten naar, of beschikt over een digitale versie. Deze zet je dan op een plaats waar het hele team er aan kan. Het opslaan in een Cloud applicatie kan hier en oplossing bieden.
  7. het kan weggooien: doe dit dan, ook je digitale omgeving op orde houden geeft rust en overzicht.

Alles wat op je stapel ‘Actie’ ligt, en voor nu gepland is, neem je mee in je locker of trolley. Dit zijn immers de dingen waar je aan werkt. Die wil je dicht bij je hebben. Uit je stapel ‘Archief’ neem je mee wat op dat moment op je planning staat.

Al de rest breng je onder in een archief. Mogelijk kan je hier niet altijd bij. Mits een goede planning weet je echter wanneer je welke stukken weer moet ophalen uit dit archief. Dit is uiteraard alleen het geval voor papieren die niet gedigitaliseerd zijn, of kunnen worden.

Een andere manier van werken

Het is duidelijk: Het Nieuwe Werken is anders. Het vraagt een andere manier van werken. Een manier die niet alleen maakt dat jij je anders moet organiseren. Het ook een manier die er voor zorgt dat veel meer digitaal beschikbaar zal zijn. De combinatie van minder reizen, minder papier en minder afval zorgt dat Het Nieuwe Werken ook meer duurzaam is.

Werk jij al op deze manier? Dan heb je zeker eigen ervaringen die je hier kan delen. Wat werkt, en wat werkt niet? Heb jij nog goede tips om mensen die nu overstappen naar Het Nieuwe Werken te helpen?


Tags

Clean Desk, Cloud, Digitaal, Het Nieuwe Werken


You may also like

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Subscribe to our newsletter now!

>
elit. Sed diam Aenean ante. Curabitur dolor. vulputate, risus. suscipit commodo velit,