Efficiënt Delegeren - Peter-Willekens

Efficiënt Delegeren

doorgeven-minDit is een vervolg op het bericht ‘De Kunst van het Delegeren‘.

In het vorige bericht heb je gezien wat delegeren is, welke taken je kan delegeren en aan wie je kan delegeren. Dit bericht gaat verder in op deze materie met de vraag hoe kan je efficiënt delegeren?

Heb jij al leidinggevende moeite met delegeren? Daar ben je niet alleen in. Voor heel wat managers is het lastig om taken efficiënt over te dragen. Vaak is dit vanuit de overtuiging ‘Wat je zelf doet doe je beter’ of vanuit de angst om het overzicht te verliezen.

Toch is het zinvol om te delegeren. Het voorkomt dat je zelf bedolven raakt onder de taken en het zorgt er voor dat je medewerkers zich meer verantwoordelijk zullen gaan gedragen, naarmate jij ze meer verantwoordelijkheid geeft.

Wanneer delegeren niet goed verloopt loop je het risico dat er langs beide kanten frustraties en teleurstellingen naar boven komen. Voorkom dit aan de hand van volgende tips:

  1. Bereid je voor – Goed delegeren moet vooral erg zorgvuldig gebeuren. Dat vraagt om een goede voorbereiding. Zorgt dat je heel goed weet wat je wil vragen, en welke resultaten je verwacht.
  2. Maak een lijst – Maak een lijst van alle taken die je wenst te delegeren. Leg voor elk van deze taken een eindresultaat vast en bepaal aan wie je deze taak zal delegeren.
  3. Ken je medewerker – Weet heel goed aan wie je de taak zal delegeren en weet ook waarom de deze medewerker hebt gekozen.
  4. Schat de kennis en ervaring – Schat in of de medewerker die de taak voor zal doen, de nodige informatie en kennis al heeft of is er bijkomende opleiding nodig.

Plan een delegeringsgesprek

Doe de overdracht van de taak officieel. Dit is de beste manier om de doelstellingen voor iedereen duidelijk te maken.

  1. Maak een afspraak – Zorg dat je deze afspraak op tijd maakt, en voorzie deze van een duidelijke agenda. De medewerkers die naar dit gesprek komen zouden niet voor een verassing mogen komen te staan.
  2. Bereid je voor – Benoem het gewenste resultaat, deel je instructies mee en vermeld duidelijk de tussenstappen. In deze stap moet het voor de medewerker helemaal duidelijk zijn wat je van hem verwacht.
  3. Verzorg de verstandhouding – In dit gesprek bespreek je niet alleen de over te dragen taak. Je zorgt ook voor de relatie met de medewerker. De opzet van dit gesprek is immers om deze te motiveren en voldoende zelfvertrouwen te geven.
  4. Vrijheid – Afhankelijk van de medewerker die de taak overneemt geef je veel of weinig vrijheid. Ervaren mensen met veel zelfstandigheid vragen minder opvolging dan minder ervaren mensen.
  5. Loslaten – Laat na het gesprek de werknemer en de taak los. Laat de medewerker zelf aan de slag gaan en zorg ervoor dat je bereikbaar bent als er problemen opduiken met deze taak.

Bespreek de tussenresultaten

Het is niet gedaan na het overdragen van een taak. Met een opvolggesprek kan je niet alleen de voortgang controleren, je kan ook de medewerker ondersteunen bij de uitvoering van de gedelegeerde taak.

  1. Neem het serieus – Bevestig het vertrouwen dat je de medewerker hebt gegeven met deze taak. De voortgang in deze taak is dan ook belangrijk, net als eventuele problemen die de medewerker is tegengekomen.
  2. Geef feedback – Daarmee leer je de gedelegeerde meer dan wanneer je alleen vertelt wat niet goed is. Bovendien versterk je het zelfvertrouwen.
  3. Vraag – Vraag aan je medewerker waar er problemen of moeilijkheden zijn. Laat hem dan ook mee zoeken naar een oplossing. Dat kan door vragen te stellen en te blijven doorvragen. Het voelt goed voor de gedelegeerde om zelf een oplossing te vinden voor het gestelde probleem.
  4. Niet overnemen – Sta niet toe dat jij problemen op je bord krijgt. Dit is wat we noemen omhoog delegeren. Geef het probleem terug en motiveer en activeer de ander om verantwoordelijkheid te nemen voor dit probleem.
  5. Neem verantwoordelijkheid – Verloopt de taak niet zoals je wenst. Ga dan bij jezelf ten rade. Was de instructie niet duidelijk genoeg? Dan kan je deze nog verduidelijken. Zijn er externe factoren die het uitvoeren van de taak verhinderen, of heb je niet de juiste persoon gekozen? In deze gevallen neem je de taak terug, of delegeer je ze aan iemand anders.

Bespreek het eindresultaat

Plan ook een gesprek als de taak is afgewerkt. De gedelegeerde taak was een project, en moet dan ook afgesloten worden.

  1. Bespreek het resultaat – Is het resultaat naar wens, of kon er hier en daar wat beter? Gezien je opvolgingsgesprekken hebt gedaan zou hier niet mogen blijken dat het resultaat niet voldoet.
  2. Wat ging goed? – Bespreek wat goed is gegaan en laat de medewerker hier notitie van nemen. Dit kan een goede basis zijn voor een volgende taak.
  3. Wat ging minder goed? – Wat niet goed is gegaan moet je zeker bespreken. Hierin liggen de lessen die er voor zorgen dat het volgende keer beter zal gaan. Je leert hier meer van dan van wat goed is gegaan.
  4. Wat kan beter – Dit is voor wat goed ging, maar waar verbetering mogelijk is. Optimaliseer de processen en de werking zodat de volgende gedelegeerde taak optimaal kan verlopen.

Delegeer slim

Zorg dat delegeren altijd weloverwogen gebeurt. De juiste taken aan de juiste mensen. Zo zorg je er voor dat jij je kan concentreren op je kerntaken, dat je medewerkers groeien in hun functie en verantwoordelijkheid en dat je team voorbij het virtuele plafond geraakt van wat het kan doen.

Ik ben erg benieuwd naar je eigen ervaringen met, of vragen over, delegeren. Laat het weten in de reacties onder dit bericht.

[related_post themes="flat"]

Peter Willekens

Bedenker van de Productivity Boost Day en De Time Management Reis. Trainer en coach voor de KMO manager die meer uit zijn bedrijf en leven wil halen. Wil jij ook productiever werken met meer focus en tijd? Meer werken AAN in plaats van IN je bedrijf? Dan ben je aan het juiste adres.

>