Hoe een eenvoudige organisatorische beweging je productiviteit drastisch kan verhogen.
Productiviteit is in elke onderneming belangrijk. Veel mensen maken echter de fout te denken dat dit overeenkomt met zoveel mogelijk doen in één dag. Dat is niet zo. De echte fundering van productiviteit is de juiste dingen doen.
Dat is de eenvoudige basis van wat een beroemd verhaal is geworden in timemanagement. Ivy Lee, de oprichter van public relations en management consultant, heeft bij Bethlehem Steel de CEO, Charles Schwab, geholpen meer productief te worden. Dit met een ingreep die op het eerste zicht zeer eenvoudig lijkt: Maak een lijst met dingen die je per dag moet doen, sorteer ze op belangrijkheid en werk ze in die volgorde af. Begin niet aan een minder belangrijke taak tot de taak erboven is afgewerkt. Je lijst zou er zo kunnen uitzien:
- Offertes afwerken
- Facturen versturen
- Nieuw ontwerp van een product evalueren
- Advertentie plaatsen voor een administratieve medewerker
Het lijkt zeer eenvoudig, en zo moet het ook zijn. Het idee hierachter is dat je nooit weet wat er in een dag kan gebeuren. Je kan dus niet zomaar in een willekeurige lijst van taken duiken. Door te focussen op wat het meest belangrijke is, kan je de beschikbare tijd doen tellen en vooruitgang boeken met wat het belangrijkste is in je carrière of je leven.
Dingen zijn vaak echter veel complexer dan je wil. Door een geprioriteerde lijst te maken moet je een onderscheid maken tussen wat het belangrijkste is en wat het dringendste is. Bijvoorbeeld: Je werkt aan een belangrijk strategisch plan voor je zaak als plots je telefoon gaat. Een belangrijke klant is bezorg om iets inconsequent. Dit gesprek is minder belangrijk dan je strategische planning, maar het is een dringend geval dat je moet behandelen, wil je die klant niet verliezen.
Daarom is het belangrijk dat je een zekere flexibiliteit bewaard in je productiviteit. Als er een onderbreking in je dag komt die je niet kan afwenden of delegeren, maak dan even tijd om dit in te plannen in je dag. Bepaal de prioriteit en schuif alles met een lagere prioriteit naar beneden.
Volgens het principe van Franklin Covey kan je ook de opdeling in drie groepen gebruiken
- Groep A – Dingen die je vandaag moet afwerken
- Groep B – Dingen die je beter vandaag nog afwerkt, maar minder dringend zijn
- Groep C – Dingen die je persoonlijk wil doen. Die niet belangrijk zijn voor je bedrijf.
Je planning kan er dan zo uitzien:
A1. Offertes afwerken
A2. Facturen versturen
B1. Nieuw ontwerp van een product evalueren
B2. Advertentie plaatsen voor een administratieve medewerker
C1. Je wagen binnenbrengen voor onderhoud
C2. Je rekeningen online betalen
Als je er een gewoonte van kan maken deze techniek toe te passen, dan zal je snel meer controle krijgen over je dag en, nog belangrijker, je focussen op wat echt belangrijk is voor je bedrijf en je leven.
Na deze tip een tijdje te hebben toegepast stuurde Schwab een cheque naar Lee ter waarde van $25.000, wat vandaag $550.000 zou zijn, of iets meer dan €400.000. Dat is hoe waardevol Schwab deze tip vond.
En jij? Hoe waardevol vind jij deze legendarische tip? Is deze na al die jaren nog even toepasselijk? Heb jij een tip die nog waardevoller is? Laat het hieronder zeker weten.
[related_post themes="flat"]