Vandaag nog een Clean Desk? - Peter-Willekens

Vandaag nog een Clean Desk?

clean_deskHet is één van de vele buzzwoorden die de kop opstaken bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Vandaag zijn veel managers en zelfstandigen meer bezig met het opruimen op zich dan met het principe van een Clean Desk. Het is immers veel meer dan alleen maar een opgeruimd bureau.

Waarom een Clean Desk?

Alles wat in je gezichtsveld ligt, kan je mogelijk afleiden. Heb jij nog nooit gedacht aan dat telefoontje dat je nog moest doen op het moment dat je oog op je telefoon viel? Heb jij nog nooit gedacht ‘Ik mag dat straks niet vergeten doen.’, op het moment dat je dat document zag liggen dat je nog moet binnen brengen? Je gedachten dwalen af en je focus ligt niet meer op de taak waar je mee bezig was.

Het is ook voor een stuk bepalend voor je eigenbeeld. Ga eens na hoe jij tegen jezelf aankijkt als je ’s morgens aan een perfect opgeruimd bureau aankomt. Zet dit dan tegenover het beeld dat je hebt als je ’s morgens zou toekomen aan een bureau dat je eerst moet opruimen voor je aan je eerste taak kan beginnen. Welk eigenbeeld geeft je het meest energie?Clean_desk_tweet

Naast het beeld over jezelf, is er ook het beeld van anderen over jou. Een opgeruimd bureau straalt professionalisme uit. Het gaat dan over hoe je klanten je zien, je manager of je collega’s. Hoe ga je een klant er van overtuigen dat je zijn project aankan, als je niet eens je bureau aankan? Dit is de manier waarop klanten over je kunnen denken, wat zal dat doen voor je relatie met die klant?

Hoe krijg je een Clean Desk?

In de inleiding kon je lezen dat een Clean Desk veel meer is dan een opgeruimd bureau. Laten we dan eens kijken hoe je deze policy kan invoeren:

  1. Duidelijk doel – Waarom wil jij een Clean Desk Policy invoeren? Omdat het zo hoort? Of heb je er een bepaald doel mee? Ga voor jezelf na wat je doel is, wat wil je er mee bereiken? Als je geen doel hebt en de Clean Desk Policy invoert “omdat het zo hoort” dan zal het moeilijk worden dit vol te houden, om de motivatie te blijven vinden.
  2. Digitaliseren – Door te digitaliseren heb je minder papieren die je bij moet houden. Dit vraagt uiteraard wel een degelijk systeem om je digitaal archief te beheren. Het kan niet de bedoeling zijn stapels papier digitaal opnieuw te gaan opbouwen. Zorg er ook voor dat documenten die gedigitaliseerd werden verwijderd worden. Dat kan door ze te archiveren, of door ze te vernietigen.
  3. Vaste plek – Leg spullen die je nog regelmatig nodig hebt, zoals een perforator, op een vaste plaats. Als je dat niet doet krijgen ze een tijdelijke plaats, en dat is vaak je bureau. Heb je iets zeer vaak nodig, kijk dan of je de mogelijkheid hebt dit in een lade te stoppen.
  4. Gevoelige informatie – Clean Desk Policy gaat ook over het beschermen van gevoelige informatie. Doordat er geen papieren blijven slingeren op je bureau lekt gevoelige informatie minder snel uit. Dit wil ook zeggen dat je gevoelige documenten ook niet gewoon op de desktop van je pc zet. Daar kijken nog steeds mensen op mee als ze bij je aan je bureau staan.
  5. Ook je bureaublad – Bureaublad slaat hier dus op je pc. Net als je bureau, is een opgeruimd bureaublad minder afleidend. Als je manager, klant of collega al eens je bureaublad ziet, wat zien ze dan? Iemand die zijn zaakjes op orde heeft?
  6. ICT infrastructuur – Als meer zaken digitaal beheerd worden is een doorgedreven ondersteuning van de ICT nodig. Je gaat documenten scannen, documenten archiveren, relaties digitaal beheren en agenda’s delen. Zorg dat je er de infrastructuur voor hebt die je dat op een eenvoudige manier kan laten doen. Een infrastructuur waar je teveel mee bezig moet zijn is even erg als een rommelig bureaublad.
  7. Flexwerken – Als jij aan flexwerken doet, dan is een Clean Desk een must. Als je vandaag op kantoor zit en morgen thuis werkt, dan kan je niet zomaar alle spullen achterlaten. Uiteraard ben je hier nog meer gediend met een maximale digitalisering. Je slaat documenten elektronisch op en vanop eender welke werkplek kan je er ook weer aan.

Clean Desk is niet voor iedereen

Niet iedereen kan zich vinden in een Clean Desk Policy. Meer dan eens heb ik het argument gehoord ‘Ik heb een georganiseerde wanorde, ik vind er alles in terug’. Vaak als je dit test, blijkt dat ook te kloppen. Vraag echter niet aan iemand anders om op zo’n bureau iets terug te vinden. Dat is een onmogelijke opgave.

Sommige mensen verkiezen een ‘huislijke sfeer’, en een clean desk voelt niet zo aan. Ze vinden het aangenamer werken en je gevoel is ook belangrijk is bij je productiviteit.

Voer deze policy ook niet in van de ene op de andere dag. Bij het wijzigen van de manier van werken ga je niet over 1 nacht ijs. Nieuwe gebruiken hebben tijd nodig om in te slijten en gewoontes te worden.

Hoe clean is jouw bureau?

Wat ligt er ’s avonds als je vertrekt nog op je bureau naast een papieren inbox, je pc, scherm, toetsenbord, muis en telefoon? Dit zijn de dingen die normaal blijven liggen, tenzij voor flexwerkers, die nemen vaak de laptop mee. Blijft er ook nog een stapeltje papieren liggen? Nog wat attributen die je tijdens de dag nodig had?

[related_post themes="flat"]

Peter Willekens

Bedenker van de Productivity Boost Day en De Time Management Reis. Trainer en coach voor de KMO manager die meer uit zijn bedrijf en leven wil halen. Wil jij ook productiever werken met meer focus en tijd? Meer werken AAN in plaats van IN je bedrijf? Dan ben je aan het juiste adres.

>