7 fouten in je agenda - Agema Coaching

7 fouten in je agenda

Je agenda bepaalt je dag

Jij bepaalt jeKijk nu eens naar je agenda? Hoe ziet die er uit? Staat je agenda propvol? Welk gevoel krijg je als je naar je agenda kijkt? Voel je stress? Omdat het te druk is, of omdat je weet dat niet alles in je agenda staat? Je agenda bepaalt niet alleen het verloop van je dag, maar ook je prioriteiten. Heb jij daar controle over? Of ligt die bij de personen die je agenda vullen?

Ik kan me voorstellen dat je de controle over je dag en je prioriteiten liever zelf in handen hebt. Dit zijn 7 fouten die je mogelijk maakt, waardoor dat niet zo is.

7 fouten in je agenda

  1. Geen agenda hebben – Nogal logisch zou je denken. Het aantal mensen dat geen agenda gebruikt ligt echter vrij hoog.  Als je geen agenda gebruikt, dan heb je geen zicht, en dus geen controle, over je tijd.
  2. Meerdere agenda’s hebben –  Dit is het tegengestelde van vorig punt. Doordat je meerdere agenda’s hebt kan je ook het overzicht kwijt raken en afspraken beginnen missen. Heb jij een agenda op het werk en één thuis, synchroniseer deze dan. Zo zie je in 1 oogopslag je afspraken.
  3. Niet eerst aan jezelf denken – In je agenda moet je proactief zijn, niet reactief. Blokkeer eerst de tijd die jij nodig hebt. Accepteer pas daarna de aanvragen van anderen. Zo brengen die afspraken je eigen taken niet in gevaar.
  4. Geen werktijd reserveren – Als je agenda alleen afspraken bevat, en die vullen je dag van ’s morgens tot ’s avonds. Wanneer kom jij dan nog toe aan je taken? Door tijd te reserveren om je taken te doen zorg je er voor dat je eigen werk ook klaar raakt. Zo moet jij niet doorwerken om je eigen taken te doen, nadat je collega’s al naar huis zijn.
  5. Onmogelijke vergaderingen – Vergaderingen die overlappen, of zelfs dubbele boekingen. Ik zie het vaak gebeuren. Zeker bij dubbele boekingen krijg je er achteraf nog werk bij, van die vergadering waar je niet kon zijn. Dat legt dan weer beslag op je eigen werktijd. Als vergaderingen overlappen, ben je steevast te laat in de tweede vergadering, dit zorgt voor een overweldigd gevoel en doet de stress toenemen.
  6. Taken niet op je agenda zetten – Je hebt nu al tijd voor jezelf op je agenda staan, nu komt het er op aan je prioriteiten te bepalen. Dat doe je door je taken in je agenda te zetten. Voorzie voldoende tijd voor je taken en plan de meest prioritaire eerst in. Zo weet jij niet alleen dat je tijd hebt voor je taken, maar ook dat je belangrijkste taken klaar raken.
  7. Teveel informatie in je agenda – Daar waar je taken wel op je agenda zet, doe je dat niet met de informatie die je er voor nodig hebt. Dat maakt je agenda te druk. Bovendien heb je die informatie mogelijk op andere momenten ook nog nodig. Voor het opslaan van informatie kan je bijvoorbeeld gebruik maken van Evernote.

Je agenda onderhouden

Het beheer van je agenda is een dagelijkse taak. Het vraagt niet veel van je tijd en levert je tijd op om je werk goed te doen en fouten in je planning te voorkomen.

Zorg dat er voldoende detail in je agenda staat, zodat jij ook weet wat je te doen staat op dat moment. Hierdoor verlies je geen tijd door te zoeken naar wat je precies moet doen.

Heb je al naar je agenda gekeken? Zie je punten waar het beter kan? Neem nu actie en win vandaag nog extra tijd voor je taken.

 

[related_post themes="flat"]

Peter Willekens

Bedenker van de Productivity Boost Day en De Time Management Reis. Trainer en coach voor de KMO manager die meer uit zijn bedrijf en leven wil halen. Wil jij ook productiever werken met meer focus en tijd? Meer werken AAN in plaats van IN je bedrijf? Dan ben je aan het juiste adres.

>