Er zijn enorm veel Time Management systemen, en elk van deze systemen kan je aanpassen en persoonlijk maken. Ik geloof ook dat dit noodzakelijk is, de minste ergernis die je systeem bij je opwekt zal er voor zorgen dat je het systeem niet blijft gebruiken.
We zien vandaag uiteraard veel elektronische oplossingen, apps, gadgets en internet oplossingen. Er zijn ook systemen die blijven vertrouwen op papier en er zijn hybride systemen die het beste van de twee werelden verenigen.
Is Je Time Management Systeem Volledig?
De juiste tools in je systeem hebben is noodzakelijk om georganiseerd en efficiënt te zijn. Bij veel mensen ontbreekt echter minimaal één tool in hun systeem.
Dit zijn de 4 sleutels die elk Time Management systeem nodig heeft:
- Takenlijst – Ik zie verbazingwekkend veel mensen die het “te druk” hebben en tegelijkertijd toch geen takenlijst hebben.
Het maakt niet uit waar je die takenlijst bewaart, als je er maar een hebt. Sommige verkiezen een takenlijst op papier zodat ze taken fysiek kunnen schrappen met een veeg van de pen. Anderen zweren dan weer bij software om hun stapels taken overzichtelijk te houden. - Agenda – Veel mensen houden geen agenda bij of gebruiken deze alleen om te reageren op herinneringen uit deze agenda. Hun werktijd wordt bepaald door hun agenda.
Zorg dat jij je agenda bepaalt. Met de opkomst van smartphones is het alleen maar eenvoudiger geworden om al je afspraken op 1 plaats te zien en je agenda’s te synchroniseren. Het is zelfs mogelijk om een agenda te delen met je gezinsleden zodat niemand een afspraak mist. - Adresboekje – Maak niet de fout van geen adresboekje te hebben voor je contacten. Het is eenvoudiger te vertrouwen op de connecties die je hebt op LinkedIn of Facebook, maar deze leveren niet de informatie die jij binnen handbereik wil houden.
- Notitieboekje – Waar sla jij je notities op? Dit is de tool die in de meeste Time Management systemen ontbreekt, een tool om notities te nemen.
De keuze voor papier of een technologische oplossing is minder belangrijk dan het hebben van één plaats voor al je notities. Weersta aan de verleiding om post-its of stukjes papier te gebruiken, deze vind je niet meer op het moment dat je ze dringend nodig hebt.
Ik gebruik Evernote voor al mijn notities. Ik maak notities aan in de applicatie zelf, sla webpagina’s, of stukken van pagina’s, op of stuur notities naar Evernote vanuit mijn mailprogramma. Daarnaast is een notitieboekje dat je steeds bij hebt een goed papieren alternatief.
Essentiële Time Management Tools
Elk Time Management systeem heeft dezelfde basis tools nodig.
Kijk of deze 4 tools voorkomen in je eigen systeem. Als je er eentje mist, hoe ga je dat dan toevoegen? Er zijn nog veel andere tools die je kan toevoegen, bijvoorbeeld om je gespendeerde tijd of gewoontes te meten. Zorg in eerste instantie dat je deze 4 tools hebt om je systeem te vervolledigen.
Welke tool ontbreekt er in je eigen systeem? Welke tools heb jij die niet bij deze 4 horen en waar je niet meer zonder kan?