Slimmer mailen in 10 stappen

Eén van de grootste tijdvreters is ongetwijfeld email. We spenderen tijd aan het openen, lezen, herlezen, behandelen, archiveren, labelen, … van email. Om nog niet te spreken van het aantal maal per dag dat we controleren of er nieuwe mail is aangekomen.

Als je geen idee hebt hoeveel tijd je spendeert aan je email kan je dat altijd een keer opmeten. Is het meer dan je dacht?

De tijd die we aan mailen spenderen is jammer genoeg niet de meest efficiënte. Wat kan je daar aan doen? Ongetwijfeld herken je wel het één en ander in deze 10 tips voor slimmer mailen.

1.     Filteren

In het artikel ‘Minder mail met slimme filters’ krijg je alvast 1 tip volledig uitgewerkt. Door filters te gebruiken komen de berichten al niet meer in je Inbox terecht.

2.     Geef het goede voorbeeld

Het principe van wat je zaait is wat je oogst is hier zeer toepasselijk. Is het niet zo dat je voor bijna elke mail die je zelf stuurt een mail terug krijgt? De remedie is dan zeer eenvoudig, zelf minder mailen is minder berichten in je eigen Inbox. Of is het toch niet zo eenvoudig? Wat doe je dan met die vragen die je wil stellen?

3.     Terug naar de essentie

Mail is niet bedoeld om een volledig verhaal in te schrijven. Is de vraag uitgebreid of gaat ze gepaard met veel informatie? Dan is het waarschijnlijk beter om een keer bij de persoon aan wie je de vraag wou stellen langs te gaan. Bespreek je vraag eventueel in een vergadering. Gezien het een uitgebreide vraag is heb je waarschijnlijk meer overleg nodig dan een mailtje.

4.     Nummer vragen in je mail

Heb je meerdere vragen die je wil stellen in je mail? Als je dit al eerder hebt gedaan, dan heb je misschien al gemerkt dat je niet op al je vragen antwoord krijgt. Door de vragen in je mail te nummeren is de kans groot dat je op alles een antwoord krijgt. Dit gaat overigens niet alleen op voor vragen, maar ook voor gedelegeerde taken.

5.     Maak tijd om te mailen

Ken jij dat gevoel ook dat je dringend je mail moet nakijken, of een mail sturen of beantwoorden als je midden in een andere taak zit? Plots denk je er aan, en dan doe je dat best ook, anders vergeet je het straks weer. Mailen hoort vaak bij ons dagelijks werk. Reserveer een paar tijdsblokken per dag voor het behandelen van mails. Zo kan je die taak waar je aan bezig bent geconcentreerd afwerken.

6.     Opties geven

Heb je een vraag te stellen via mail? Je kan de lengte van de antwoorden op voorhand beperken door opties te geven om te antwoorden. Dit is overigens de manier waarop de president van Amerika, Barack Obama, werkt. Zijn administratie zet onder documenten drie mogelijke antwoorden.

1. Akkoord
2. Niet akkoord
3. Verder te bespreken (vergadering)

Op deze manier kan de president meer documenten verwerken in minder tijd.

7.     Nieuwsbrieven

Beperk het aantal nieuwsbrieven dat in je inbox komt. Dit wil niet zeggen dat je niet moet inschrijven op nieuwsbrieven, integendeel, vaak bevatten ze waardevolle informatie. Als je na een poos merkt dat je bepaalde nieuwsbrieven niet leest, zeg dan het abonnement op.

8.     Uitschrijven

Let met het uitschrijven wel even op. Als je een verdacht bericht hebt gekregen, of een nieuwsbrief waar je op ingetekend hebt, schrijf je dan NIET uit. Uitschrijven is op dat moment een bevestiging dat je email adres in gebruik is. De kans is groot dat je vanaf dat moment spam gestuurd krijgt.  Schrijf dus alleen uit op nieuwsbrieven die je vertrouwt, maar niet meer leest.

9.     Afbeeldingen

Gebruik liever geen afbeelding in de handtekening van je mails. Door afbeeldingen te mailen komen deze bij de geadresseerde terecht als bijlage. Als die persoon dan op bestanden gaat zoeken in zijn mail-applicatie, sturen de afbeeldingen de zoekresultaten in de war.

10.   Geadresseerden invullen

Er is niets zo erg als het per ongeluk versturen van een bericht. Daarom doe je deze laatste tip, het invullen van de geadresseerden, best ook als laatste actie bij het mailen. Schrijf eerst je onderwerp, inhoud, conclusie. Herlees dan alles zorgvuldig. Als je zeker bent dat dit bericht mag verzonden worden, vul dan de geadresseerden in en verstuur het bericht.

Hoeveel mail krijg jij elke dag te verwerken?

Jij hebt vast en zeker ook al pogingen gedaan om het aantal inkomende mails te beperken. Wat werkt voor jou het beste? Welk van bovenstaande tips ga jij toepassen?

[related_post themes="flat"]