Arjan Zuidhof

Mail beperken? Arjan Zuidhof heeft een gastartikel geschreven waarin hij uitlegt hoe dat kan. Arjan Zuidhof is zelfstandig timemanagement trainer en helpt drukbezette ondernemers en managers om via een beproefd actiesysteem tijd te besparen, meer focus aan te brengen, en weer de juiste dingen te doen.

Minder mail met slimme filters

Feit: je krijgt meer mail dan je lief is. Het liefst zou je dat mailprogramma zelfs niet eens áán zetten. Wat trouwens best een goed idee is: bekijk gewoon 2 tot 3 keer per dag de nieuwe berichten in je inbox. Vaker is echt niet nodig… tenzij je op een helpdesk werkt natuurlijk. De kunst in het bereiken van een lege en dus overzichtelijke inbox is meteen besluiten te nemen over letterlijk alle nieuwe mails: ga ik dit doen, en zo ja: nu of later? Of vraag ik iemand anders? Of ga ik een andere invulling geven aan de vraag? Of kan ik het zelfs beter helemaal niet doen.

Maar goed: intussen blijft de mailbox volstromen. Berichten van collega’s, klanten, leveranciers, nieuwsbrieven, sociale media updates, dat ene bedrijfssysteem dat voortdurend van zich laat horen.

Echt handig is dat niet, al die berichten zo door elkaar. Hoe onderscheid je nu die ene belangrijke mail (“offerte akkoord”) van een andere die vrolijk meldt dat er weer een antwoord is toegevoegd aan dat interessante bericht in een van de LinkedIn groepen die je volgt.

Gelukkig is daar best iets aan te doen: maak gebruik van de functie Regels of Filters in je mailprogramma. De naamgeving is afhankelijk van het programma dat je gebruikt; zo heeft Outlook het over “Regels” of “Rules” waar GMail spreekt over “Filters”. De werking is hetzelfde: het automatisch toepassen van een regel op specifieke e-mails. Je kunt met zo’n regel van alles bereiken:

• mail die aan bepaalde kenmerken voldoet direct naar een aparte Leesmap doorplaatsen – denk aan nieuwsbrieven
• mails waarin jij geCC’ed wordt naar een aparte CC-map verplaatsen – jij wordt niet geacht direct te reageren toch?
• alle berichten en notificaties vanuit sociale media naar een map ‘sociale media’ doorsturen – of nog beter: zet ze helemaal uit en ga af en toe uit jezelf naar Twitter, Facebook of LinkedIn. Je hoeft al die berichten niet te zien zodra ze binnenkomen toch?
• het direct ongezien verwijderen van mails van bepaalde afzenders (onverbeterlijke spammers?).

Mijn uitgangspunt is altijd: alleen belangrijke mail van Echte Mensen hoort in de inbox te blijven tot ik het lees. De rest wordt doorgesluisd naar aparte mappen. Hierdoor blijft mijn inbox redelijk behapbaar, en wat er in achterblijft is vrijwel altijd belangrijk. Zo hoef ik nooit meer door de bomen naar het bos te speuren.

Bonustip

Kijk af en toe in de Spammap van je mailprogramma. Daar wil nog wel eens een bericht terechtkomen dat je juist WEL wilt lezen. Bijvoorbeeld die nieuwe nieuwsbrief waar je op geabonneerd bent (voeg vertrouwde nieuwsbriefafzenders toe aan je contactlijst om dat te voorkomen). Of iemand die teveel woorden als ‘gratis’, ‘korting’ of iets dergelijks gebruikt heeft waar antispam software door getriggerd werd. Ook die software werkt uiteindelijk met een dergelijk filtersysteem, zij het iets ingewikkelder.

Wat is jouw gouden filtertip?