Je bureau organiseren

0  comments

Een propere werkplek maakt dat je helder kan denken, het geeft zelfs een gevoel van opluchting als je bureau er netjes bij ligt. Dit gaat niet enkel op voor je fysieke bureau, ook voor je elektronisch bureaublad, je pc of laptop. Op een overzichtelijk bureaublad vind je sneller alles terug.

Alles sneller vinden scheelt een pak tijd op een jaar. Wist je dat 7 minuten per dag zoeken je een werkweek per jaar kost. Bedenk maar eens wat je met die week extra tijd allemaal zou kunnen doen.

Een systeem

Als je systematisch documenten verwerkt zal dat een gewoonte worden en snel vlotter verlopen waardoor je weer tijd spaart en rust krijgt.

Het hier aangehaalde systeem werd gedefinieerd door David Allen in het boek ‘Getting Things done*’. Het begint met alle documenten in een Inbox samen te brengen, van hieruit begint dan de verwerking. Om dit efficiënt te doen zorg je er voor dat echt alle documenten, zonder uitzondering in deze Inbox terecht komen. Alle documenten, dat wil zeggen zowel papieren als elektronische documenten, mails en bijlagen van mails.

GTD Schema

Stap 1: Moet je er iets mee doen?

Hier zijn uiteraard twee mogelijke antwoorden. Als je geen actie koppelt aan het document dan is het eenvoudig. In het geval je er niets meer moet doen, niet moet bijhouden dan gooi je het in de prullenmand. In het geval van vertrouwelijke gegevens kan je het document ook vernietigen door het permanent te verwijderen van je computer of in de papierversnipperaar te stoppen.

Als het gaat over spullen die je ooit nog eens wil doen stop het dan in een map “Mogelijk Ooit”. Neem het bekijken van deze map op in je planning.

Een derde mogelijkheid is dat het spullen zijn die je wil bijhouden als naslag. Stop ze dan in een map “Referenties”.

Stap 2: Volgende actie

Indien er wel een actie aan het document kan gekoppeld worden, ga dan even na wat de eerst volgende actie is.

Projecten

Bij het bepalen van de volgende actie is het mogelijk dat je er achter komt dat er best veel acties uit te voeren zijn. In dat geval spreken we van een Project. Maak voor projecten een planning en bekijk de afzonderlijk acties in het schema dat hier beschreven staat. Het heeft geen zin om grote acties door het schema te loodsen. Het is meer dan waarschijnlijk dat ze dan veel vertraging oplopen of zelfs nooit tot uitvoering komen.

Minder dan 2 minuten

Is dit een actie die minder dan twee minuten van je tijd in beslag neemt? Dan kan je de actie onmiddellijk uitvoeren. Het zou waarschijnlijk meer tijd vragen om deze taken eerst verder te behandelen en ze nadien nog eens op te pikken. Bovendien blijft er dan minder over om te doen en geeft het een geweldig gevoel als je weer iets klaar hebt gekregen.

Delegeren

Het is niet omdat er actie te ondernemen is dat je deze actie zelf moet uitvoeren. Als het gaat over een specialisatie die bij een collega zit, een verantwoordelijkheid die bij een andere afdeling zit of een andere reden dat je dit niet zelf moet doen, delegeer de taak dan.

Hiermee is deze taak echter niet van de radar, je wil immers weten of en wanneer deze taak uitgevoerd is. Dit wil je waarschijnlijk wel doen, gezien jij de taak hebt ontvangen. Sla het bijhorende item op in een map “Wachten op …” en zet de opvolging hiervan in je planning.

Uitvoeren

Met taken die je niet op 2 minuten kan doen, niet kan delegeren en die geen projecten zijn kan je twee dingen doen.

  1. Als ze dringend zijn neem je ze op in je To-Do lijst
  2. Als ze minder dringend zijn dan plan je deze taken in op een specifieke dag en uur.

Klein beginnen

Zou je wel willen starten met dit systeem, maar je hebt hier geen tijd voor? Je bent overmand door de dingen die je moet doen, lijsten maken, papieren opbergen en alle e-mails verwerken! Wanneer doe je dat? Als je de hele dag druk bezig bent met afspraken, vergaderingen en je taken, dan kan er niets meer bij. Rust in je hoofd en een lege inbox klinken dan nog aantrekkelijker, maar zijn niet haalbaar in de dagelijkse realiteit.

Je kunt echter al voordeel halen uit het systeem zonder dit in zijn geheel in te voeren. Het artikel ‘Klein starten met GTD‘ legt uit hoe je dat kan doen.

Kan je wel wat ondersteuning gebruiken bij het implementeren? Weet je niet goed waar of hoe te beginnen? Agema Coaching helpt je graag op weg. Contacteer ons voor meer details.

* Dit is een affiliate link


Tags

Bureau, Organiseren


Misschien vind je dit ook leuk

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>
at ut efficitur. Phasellus facilisis ut