Organiseren gaat vaak over papieren, taken, folders, ja zelfs over het organiseren van je bestanden. Denk maar aan het artikel ‘het principe van 7’. Het eerst wat je echter ziet, als je veel aan de pc werkt, is je desktop. Het is niet bepaald motiverend om de dag te starten met een propvolle desktop waar alles door elkaar staat.
Verschillende types
Op je desktop kan je van alles kwijt. Snelkoppelingen naar bestanden, folders of websites vind je hier vaak terug. Ook bijlagen die je hebt gekregen belanden vaak op je desktop. En waar zet jij je downloads van het internet? Op het internet vind je immers handleidingen, templates, vertalingen, … allemaal dingen die je graag wil bewaren.
Je desktop is een logische keuze om die dingen te zetten waar je op dat moment aan werkt. Je kan snel naar je desktop gaan. Het gaat in elk geval sneller dan iets opzoeken in een folderstructuur. Alleen, er kan zoveel op die desktop, dat het ook hier zoeken is geblazen om te vinden wat je zoekt.
Projecten
Bijlagen van e-mails, of downloads van het internet, zijn vaak gerelateerd met projecten waar je aan werkt, of klanten waar je mee bezig bent. Sla deze documenten liever op in de structuur die je al hebt. Uiteraard volgens het principe van 7. Is het op die manier te moeilijk om er bij te komen? Lees dan nog even verder, de oplossing komt er zo aan.
Taken
Je hebt natuurlijk een takenlijst. Komt er nooit eens iets op je desktop dat je in je takenlijst zou moeten opnemen. Zo ja, dan bevat je takenlijst niet meer al je taken, dit zorgt voor onrust in je gedachten. Je zet die taak dus beter bij op je takenlijst, en indien mogelijk ook al in je agenda.
Snelkoppelingen
Het is makkelijker om een snelkoppeling op je desktop te leggen dan alle niveau’s in de folderstructuur elke keer weer door te lopen. Zeker in grote bedrijven kan dit een opgave zijn. Niet alleen zijn er dan veel niveau’s, de naamgeving is vaak op de hogere niveau’s zeer generiek. Dat wil jammer genoeg ook zeggen dat ze niets zeggend zijn.
Orde op je desktop
Heb je meerdere items op je desktop met hetzelfde onderwerp, van hetzelfde type? Je kan deze dan eenvoudig in folders samen brengen. Het is overzichtelijker om enkele folders op je desktop te hebben, dan vele bestanden. Bovendien kan je deze folders wel duidelijke namen geven. Zo kan je een folder maken met tools die je veel gebruikt. Ongeacht of dit snelkoppelingen zijn naar het internet of naar een tool op je computer. Zet deze samen in 1 folder. Hier kunnen ook de snelkoppelingen naar folders bij, waar misschien de bestanden van een huidig project staan.
Archief
Mogelijk is niet alles wat op je desktop staat nog actief. Kijk dan of het mogelijk is deze items naar folders te verplaatsen. Wil je deze voor referentie toch op je desktop houden, dan kan je een folder ‘Archief’ maken. Uiteraard kan je hier ook werken met subfolders.
Achtergrond
Je kan, om het geheel echt overzichtelijk te maken, ook werken met een achtergrond die je hierbij helpt. Dit zijn achtergronden met een ontwerp waar een hoofding bij staat, of een symbool. Hieronder kan je dan bepaalde items onderbrengen. Achter deze link vind je zo’n achtergrond. Je kan deze opslaan (rechts klikken en opslaan als …) en het een keer proberen. Heb je een andere lay-out nodig, dan kan je zelf een achtergrond ontwerpen. Je kan dit uiteraard ook laten doen door iemand die hierin gespecialiseerd is en hiervoor de nodige applicaties heeft.